Трудозатраты ― это ресурсы, которые требуются на выполнение рабочей задачи. Чтобы измерить показатель, нужно знать количество часов, дней или месяцев, которые понадобятся каждому сотруднику на достижение поставленной цели. Можно рассчитать трудозатраты отдельного специалиста, трудозатраты на выполнение конкретной задачи или целого проекта.

Для расчёта используются метрики:

• Человеко-час (чел/час) ― наиболее точный показатель. Показывает, сколько времени в часах потребуется на выполнение работы одним специалистом. Например, на изготовление макета простого одностраничного сайта заложено 8 человеко-часов. Это подразумевает работу одного дизайнера в течение рабочего дня или совместную работу дизайнера и копирайтера в течение четырёх часов (подготовка макета по частям: оформление и текст).
• Человеко-день (чел/день) ― то же, что человеко-час, только учитываются не часы, а дни работы. Это удобнее при оценке трудозатрат на более длительных проектах или при подённом расчёте оплаты труда. Если работник вовремя приступает к своим обязанностям и вовремя заканчивает, то человеко-день засчитывается. Если же из этого дня по каким-то причинам выпадает более трёх часов, считают человеко-часы.
• Человеко-неделя или человеко-месяц (чел/нед, чел/мес) ― более редкие метрики для измерения трудозатрат в неделях или месяцах работы. Используются для масштабных и длительных проектов, сезонной работы, в годовых расчётах.

Как измерить трудозатраты

Первый вариант. Отдельный человек, например руководитель, отмечает в таблице, кто из работников и во сколько начал выполнять определённую задачу, когда закончил. Очевидный минус ― сотрудники испытывают напряжение из-за того, что за ними следят.

Второй вариант. Каждый сотрудник самостоятельно ведёт учёт своего рабочего времени, а в конце недели или месяца сдаёт заполненные бланки. Минус ― дополнительная нагрузка: человек может забывать постоянно делать пометки в таблице. Кроме того, некоторые сотрудники могут быть не до конца честны.

Третий вариант. На рабочие компьютеры устанавливается видеонаблюдение или специальные программы. Такое ПО может запускать сам сотрудник, приступая к выполнению задачи, или оно может начинать отсчёт автоматически с запуском компьютера. Некоторые работники могут также испытывать дискомфорт от подобных методов, а часть из них учатся обходить ограничения.

Учёт трудозатрат нередко вызывает сопротивление у сотрудников, которым некомфортно отчитываться за каждую минуту. Не всё можно измерить и рассчитать математически: иногда на поиск сложного решения требуется больше времени, чем предполагалось. Кроме того, любой человек нуждается в отдыхе и перерывах.

Задача руководителя ― дать понять, что сотрудников не будут отчитывать за скорость их работы, что важно составить представление о том, сколько времени уходит на выполнение разных задач.

Наблюдения можно вести не постоянно, а время от времени: при устройстве нового сотрудника, возникновении каких-то проблем либо регулярно ― например, по несколько дней в месяц.

Формула расчёта трудозатрат

Эта формула отвечает на вопрос, как посчитать трудозатраты:

Ч = К х Т

Ч — искомые трудозатраты за единицу времени (чел/час),

К — количество работников;

Т — выбранная единица времени (обычно час).

Например, компания по ремонту жилых помещений обещает поклеить обои в двух комнатах общей площадью 60 кв.м. за 8 часов силами одного работника. Расчёт трудозатрат будет выглядеть так:

8 чел/час = 1 чел х 8 часов

На поклейку обоев на 60 кв.м. потребуется 8 человеко-часов. Если необходимо, ускориться, можно задействовать ещё одного работника, тем самым сократив время в два раза. Расчёт будет таким:

8 чел/час / 2 чел = 4 часа

Также это значит, что двое работников за один рабочий день могут успеть поклеить обои в двух квартирах с одинаковой площадью.

При этом важно учитывать, что скорость работы мастеров по факту может быть разной.

Кроме того, бессмысленно ради сокращения времени отправлять 8 рабочих на объект. Вряд ли они поклеят обои за час, даже несмотря на то, что расчёты покажут именно это время. Практичнее будет распределить работников по нескольким объектам с учётом их эффективности, которая также может зависеть от того, с кем в паре работает человек, как он себя чувствует в этот день и т. д.

Когда известны трудозатраты, можно посчитать оплату за необходимое количество человеко-часов. Формула выглядит так:

Ц = ЗП х РЧ

Ц ― цена одного человеко-часа (человеко-дня), или стоимость расчётных трудозатрат,

ЗП — заработная плата сотрудника или группы сотрудников, задействованных в работе,

РЧ — количество фактически отработанных или планируемых часов (дней) работы. Не учитываются перерывы, отгулы и другие отсутствия на рабочем месте, не связанные с выполнением служебных задач.

Посчитаем, во сколько обойдётся работа мастеров по ремонту при условии, что час работы каждого стоит 300 рублей.

300 рублей х 8 часов = 2400 рублей

2400 рублей ― цена одного человеко-дня.

Если на проекте будут заняты двое, время выполнения работы сократится до 4 часов, а оплата останется той же.

300 рублей х 4 часа х 2 работников = 2400 рублей

Расчёт трудозатрат можно применять и в областях, связанных с умственным трудом.

Например, магазин бижутерии «Колечко» решил вести тематический блог на сайте. Для этого нужно нанять одного или нескольких копирайтеров. Чтобы начать привлекать трафик, достаточно разместить 10 статей. HR-специалист и руководитель рассматривают кандидатов.

• Опытный копирайтер Ангелина знает основы SEO (от англ. search engine optimization ― поисковая оптимизация, продвижение сайтов). За 20 рабочих дней обещает написать необходимые 10 статей и просит по 10 тысяч рублей за каждую.
• Начинающий копирайтер Виктор ничего не знает о SEO, но готов учиться. 10 статей обещает написать за 30 рабочих дней, просит по 5000 рублей за статью.

Рассчитаем трудозатраты и стоимость работы каждого из них.

1. Ангелина

1 человек х (20 дней х 8 часов) = 160 чел/час ― понадобится на всю работу

160 чел/час / 10 статей = 16 чел/часов ― на одну статью

10 000 рублей / 16 чел/час = 625 рублей ― стоимость одного чел/часа

10 000 рублей х 10 статей = 100 000 рублей ― оплата всей работы копирайтера

2. Виктор

1 человек х (30 дней х 8 часов) = 240 чел/час ― понадобится на всю работу

240 чел/час / 10 статей = 24 чел/часа ― на одну статью

5000 рублей / 24 чел/час = 208 рублей ― стоимость одного чел/часа

5000 рублей х 10 статей = 50 000 рублей ― оплата всей работы копирайтера

Как видим, Ангелина справится с работой быстрее, но и возьмёт за это в два раза больше денег. Если бюджет ограничен, можно выбрать второго кандидата. Однако в этом случае могут понадобиться ещё услуги SEO-специалиста, который составит техзадание. С учётом этих затрат сумма может получиться такой же или даже больше.

Ещё один вариант ― распределить работу между двумя копирайтерами. Например, Ангелина за дополнительную оплату составит техзадание с учётом SEO и напишет 3 статьи, которые второй копирайтер будет брать за образец. Если сроки не слишком сжатые, это позволит сэкономить бюджет и не потерять в качестве.

Найти сотрудников можно с помощью сервиса «Работа.ру». Размещайте вакансии, получайте отклики и приглашайте лучших кандидатов.

Что делать с результатами расчётов трудозатрат

Когда вы посчитали трудозатраты, эти данные можно и нужно интерпретировать.

Например:

• Посчитать, за какое время и какое количество сотрудников могут реализовать проект, оценить финансовые затраты и себестоимость проекта. Такая оценка трудозатрат будет полезна организациям, которые занимаются проектной деятельностью ― будь то креативное агентство, строительная компания или служба ремонта. Они смогут предлагать заказчикам разные варианты выполнения работ исходя из их бюджета на проект, сроков и требований.
• Оценить эффективность сотрудников: выявить тех, кто приносит компании большую пользу, и тех, кто много времени тратит впустую; установить нормы трудозатрат для конкретной работы. Поручать более расторопным работникам срочные задачи, а кропотливым и вдумчивым ― те, которые требуют больше времени и концентрации, например, составление отчётов или подготовку сметы.
• Определить, насколько эффективно выстроены рабочие процессы. Возможно, попробовать изменить подход к управлению проектами.
• Понять, что пора сократить штат, если несколько сотрудников делают одну и ту же работу без особых успехов, или, наоборот, нанять новых людей, если окажется, что объём работы слишком велик.
• Выявить проблемы: например, если результаты одной и той же команды в разные месяцы сильно различаются, стоит поискать причины и попробовать их устранить, а затем вновь произвести расчёт. Возможно, замена оборудования или неудобной программы окажет решающее влияние.
• Составить отчёты для госорганов ― Налоговой инспекции, Социального фонда, а также предоставить сведения в Росреестр об отработанных человеко-часах по форме П-4.

Главное

• Трудозатраты ― это ресурсы, которые требуются на выполнение рабочей задачи. Можно рассчитать трудозатраты отдельного специалиста, трудозатраты на выполнение конкретной задачи или целого проекта.
• Считают трудозатраты в человеко-часах, человеко-днях, человеко-неделях и человеко-месяцах. Последние, как правило, применяют только в отчётности.
• Замерять время чужой работы может отдельный человек, сами сотрудники, специальные программы или видеонаблюдение. Все эти варианты с большой вероятностью вызовут напряжение у работников, поэтому важно обосновать внедрение таких новшеств.
• Чтобы узнать количество человеко-часов для выполнения конкретной работы, нужно количество работников умножить на количество часов, которые потребуются для завершения задачи.
• Оценка трудозатрат помогает оценить продуктивность сотрудников и понять, как можно повысить производительность труда, сократить затраты, что поменять в организации работы.

Автор: Валерия

Реклама. Рекламодатель ООО «РДВ-софт». ИНН 7709969870