УРОКИ БИЗНЕСА

10 МИН

Дата публикации: 5 ноября 2024

Что такое дедлайн и зачем его соблюдать

Рассказываем, как укладываться в сроки и управлять ими, сохраняя репутацию компании и мотивацию команды. В статье — практические советы и опыт сооснователя компании «Умные эмоции» Алексея Петрова.

Что такое дедлайн

В XIX веке словом дедлайн (англ. deadline) обозначали границу лагеря для военнопленных во время Гражданской войны в США. А в начале XX века термин использовали в издательском деле в значении ограничения по времени, по истечении которого материал не попадёт в печать.

Сейчас дедлайн — это финальный срок выполнения задачи в самых разных сферах бизнеса. Дедлайн может быть срочным и поэтапным. Срочный предполагает, что задачу нужно решить за несколько дней или часов. Поэтапный — что работа будет разбиваться на этапы, каждый со своим дедлайном.

Мы занимаемся созданием и установкой системы умного дома. Клиенты к нам обращаются с разными запросами. Кто-то устанавливает умный дом в давно обжитую квартиру, а кто-то — в только что полученную от застройщика с «черновым» ремонтом. В обоих случаях мы очень крепко связаны дедлайнами.

Алексей Петров, сооснователь компании «Умные эмоции»

Зачем нужны дедлайны

Если и руководитель, и команда хорошо чувствуют свои возможности и ответственность, дедлайны могут быть очень полезны:

  1. Растёт мотивация
    Команда морально подготовилась к сложности и объёму работы, поэтому удаётся избегать прокрастинации — откладывания дел и связанной с этим апатии.
  2. Уменьшается уровень стресса
    Известна и цель задачи, и срок её выполнения, а значит, можно структурировать работу и делать её в удобном режиме.
  3. Достигается качественный результат
    Во-первых, он прогнозируемый, а во-вторых — созданный не в последнюю бессонную ночь.
  4. Появляется персональная гордость
    Каждый сотрудник знает, что он работает в оптимальном темпе и не подводит команду.

Все эти плюсы могут превратиться в минусы, если руководитель не регулирует сроки рабочего процесса и распределение нагрузки между сотрудниками:

  1. Снижается мотивация
    Сотрудники не понимают, кто за что отвечает и когда от них ждут результата.
  2. Растёт уровень стресса
    Из-за неэффективного управления сроками команда работает от аврала к авралу.
  3. Ухудшается результат
    Из-за перегруженности приходится жертвовать качеством.
  4. У членов команды остаётся недовольство собой
    Оно будет только увеличиваться в результате переработок, стресса и некачественного результата.

Представьте: компания А получает заказ на проектирование и установку системы умного дома. Заказчику важно, чтобы работы выполнили в срок — к моменту выписки его жены из роддома. Если компания не успеет к нужной дате, заказ будет уже не актуален: настроить и установить систему не получится.

Руководитель компании ставит сроки и распределяет задачи в команде: два мастера занимаются подбором оборудования, третий согласовывает с управляющей компанией подключение к внутренним сетям жилого комплекса. Руководитель доверяет команде и оставляет на себе только коммуникацию с заказчиком: обсуждает функциональность, стоимость, сценарии для оборудования и т. д. За неделю до дедлайна руководитель уточняет у команды, всё ли идёт по плану.

Выясняется:

🌧 Два мастера подобрали нужные устройства, создали план установки. Третий мастер ещё не приступал к согласованию подключения, потому что на прошлых проектах это не занимало много времени.

🌧 Мастер отправляется договориться с управляющей компанией и обнаруживает, что согласующий электрик на больничном, а кроме него этим вопросом никто не занимается.

🌧 Команда не успевает подключить и настроить систему умного дома, заказчик разочарован и зол.

🌧 Компания теряет заказ, предоплату, остаётся в убытке из-за уже купленного оборудования и получает разгромный отзыв.

А могло бы быть так:

🌤 Руководитель чётко объясняет важность дедлайна; не снимает с себя ответственность за контроль рабочего процесса и регулярно проверяет статус выполнения задач.

🌤 Руководитель оценивает все возможные риски, особенно в тех ситуациях, в которых на результат могут влиять третьи лица.

🌤 Заказчик рад: он получил качественную услугу с опережением на несколько дней и теперь искренне рекомендует компанию друзьям.

🌤 У сотрудников повысилась мотивация от положительной обратной связи, они получили премию за быструю работу от руководителя.

Если мы не будем работать в нужном темпе вместе с мастерами отделки, они заштробят и зашпатлюют всю электрику, а мы останемся без нужных розеток — для осветительных приборов, датчиков, умных карнизов для штор и так далее. Из-за того, что не мы не уложились в срок, нам придётся тратить деньги на внесение изменений, терять время и портить уже выполненные этапы работы.

Алексей Петров

Как соблюдать дедлайны

1

Заранее оцените объём задачи, свои силы и возможности команды

В начале развития бизнеса хочется взять как можно больше заказов, но чрезмерная нагрузка может плохо повлиять на качество продукта и состояние — ваше и команды.

Чаще всего у нас в работе несколько проектов одновременно. Мы планируем занятость мастеров, определяем задачи для каждого: подбор устройств, закупка, выезды на объект и т. п.

Главное правило в нашей команде: все задачи, сроки, изменения мы обязательно сразу вносим в CRM-систему. С её помощью мы видим картину проекта: техническое задание, согласование, оплата, заказ деталей, их тестирование, установка, настройка.

Алексей Петров

2

Не беритесь за подозрительные проекты

Если заказчик требует уложиться в нереалистичные сроки, не проявляет уважение, настойчиво просит скидку — тщательно подумайте, не вложите ли вы в работу больше, чем получите.

Сначала мы обсуждаем с клиентом, насколько реально воплотить его идею. Есть разные факторы, влияющие на реализацию: у нас может не оказаться в наличии оборудования; клиент может придумать что-то особенное; на рынке могут появиться новые решения, которые нужно учиться внедрять.

При планировании сроков работы мы всегда оставляем себе резерв времени: заказываем всё, что нужно, заранее, планируем выезды к заказчику тоже заранее. Конечно, всегда могут возникать форс-мажоры, но обычно, если планировать работу внимательно, сроки соблюдать удаётся.

Алексей Петров

3

Визуализируйте задачи

Наш мозг гораздо лучше воспринимает что-то реальное, нежели абстрактное. Ведите ежедневник, приклеивайте стикеры на доску, используйте приложения для постановки и контроля задач.

Мы ведём графики загруженности. Записываем в Google Docs все выезды на объекты, ведём общий календарь, в нём обязательно записываем все сроки задач. CRM — ключевой инструмент, все этапы работы отслеживаем в системе. В чате команды оперативно решаем текущие вопросы.

Алексей Петров

4

Делите большую задачу на маленькие

Во-первых, это поможет увидеть все стадии работы, а во-вторых, — справиться со стрессом. Если задача настолько объёмная, что о ней даже страшно думать, хотя сроки для выполнения адекватные, небольшие подзадачи уменьшат волнение. Гораздо спокойнее работать, если есть чёткий пошаговый план действий.

Мы ставим дедлайны с учётом всех временных затрат и немного прибавляем так, чтобы было безопасно для нас и адекватно для клиента. Учитываем возможные риски: подведёт поставщик, придёт брак, заболеет сотрудник и т. д. Не нужно себя подставлять сжатыми сроками. Перед началом каждого нового этапа должен быть запас в несколько дней. Даже если мы получим бракованную деталь, мы успеем её заменить.

Алексей Петров

Помогают редлайны (от англ. red line — красная линия) — это контрольный срок, к которому работа должна быть уже выполнена. Он нужен, чтобы проверить, всё ли готово к скорому дедлайну, и успеть внести исправления, чтобы сдать работу заказчику в отличном состоянии.

5

Мотивируйте сотрудников соблюдать сроки

Постоянно держите связь с сотрудниками — узнавайте, чтó идёт не так, чтó мешает или может помешать выполнить задачу. Ищите «свою» команду. Если сотрудник ответственный и не любит, когда «висят» задачи, он и сам делает всё, чтобы хорошо выполнить работу — вам не придётся лишний раз контролировать его.

Важно сформировать подходящую систему оплаты. Например, в нашей сфере бизнеса очень вредно составлять зарплату только из оклада. Мы используем и окладную часть, и доплаты за выполнение разных KPI — например, определённого объёма работ, соответствия нашим стандартам сервиса. У нас внедрена система премирования и депремирования.

Алексей Петров

Что делать, если уложиться в дедлайн не получается

Если времени на завершение работы нужно больше, чем осталось до дедлайна, есть три стратегии:

  1. Стратегия 1, проигрышная. Игнорировать проблему
    Скрываться от встречи, блокировать заказчика, утверждать, что работа выполнена.
  2. Стратегия 2, проигрышная. Трудиться без отдыха
    Лишить себя и команду сна и перерывов — и, скорее всего, потерять концентрацию, «свежий взгляд» и всё равно разочаровать заказчика.
  3. Стратегия 3, выигрышная. Открыто признать проблему
    Как можно скорее принять тот факт, что времени не хватает, оценить его дефицит, честно рассказать о нём заказчику и предложить собственные варианты выхода из ситуации. Это лучшая тактика.

Оцените оставшийся объём работ и обсудите его с заказчиком. Часто пропуск дедлайна может быть не слишком критичным: возможно, самая важная часть работы уже сделана, а ту, что ещё не успели закончить, заказчик не спешит принять. Бывает и такое, что клиент ставит дедлайн с запасом, поэтому ещё есть возможность доделать работу.

Есть сроки, на которые мы не можем повлиять — у нас была такая ситуация с компанией, производящей «умные» двери с дисплеем. Нужной двери не было в наличии — клиенту нужно было решить, готов ли он ждать три месяца или лучше выбрать аналог, который есть в наличии. Мы всегда честно озвучиваем заказчику, сколько и на что нам нужно времени.

Алексей Петров

Главное

  1. Дедлайн — это финальный срок сдачи проекта или выполнения задачи.
  2. Грамотное использование дедлайнов позволяет поддерживать мотивацию команды, снижать уровень стресса и добиваться отличных результатов.
  3. Соблюдение дедлайнов помогает укреплять репутацию компании. Чтобы выполнять задачи вовремя, заранее оценивайте потенциал команды, не беритесь за подозрительные проекты, делите задачи на части и визуализируйте все этапы работы.
  4. Если выполнить задачу в срок не удаётся, честно опишите ситуацию заказчику и предложите варианты выхода из неё.

Автор: Полина