Должностная инструкция (ДИ) ― это внутренний документ компании, в котором описаны требования к квалификации работника на определённой должности, его полномочия, обязанности, ответственность, права и формы поощрения. ДИ оформляют как приложение к трудовому договору или как отдельный документ. При найме новых сотрудников знакомят с соответствующей их должности инструкцией.

Трудовой кодекс не обязывает работодателя создавать должностные инструкции, и никаких санкций за их отсутствие не предусмотрено. Однако ДИ нужна как самому работодателю, так и сотруднику. Разберёмся, чем она полезна.

Сотруднику:

• при отклике на вакансию должностная инструкция поможет оценить свой опыт, навыки и умения на соответствие требованиям;
• в процессе работы подскажет, что можно улучшить, согласно критериям, чтобы показывать более высокий результат;
• в спорных ситуациях поможет определить рамки своей зоны ответственности и аргументировать позицию.

Работодателю:

• даст возможность рационально распределить все обязанности и подробно описать их, чтобы закрыть большинство вопросов от сотрудников и учесть все потребности компании;
• принимать и обосновывать решение о найме или увольнении сотрудников, опираясь на требования, закреплённые в ДИ;
• объективно оценивать результаты работы сотрудника в период испытательного срока, адаптации и в дальнейшем, сверяясь с ожиданиями от конкретной должности;
• улаживать конфликты с подчинёнными и привлекать их к ответственности за дисциплинарные нарушения. Положения ДИ ― серьёзный аргумент в трудовых конфликтах, спорах и судебных разбирательствах.

Должностная инструкция разрабатывается для каждой должности, зафиксированной в штатном расписании. В качестве источника информации можно использовать Единый квалификационный справочник должностей.

Должностные инструкции подразделяются на:

• индивидуальные ― если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи. В такой инструкции пишут имя конкретного сотрудника и его обязанности;
• типовые ― если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.

Должностную инструкцию, как правило, составляют руководители подразделений. Можно привлечь HR-менеджеров и юристов.

Готовую должностную инструкцию утверждают приказом руководителя, а затем ознакомляют сотрудников под подпись. Отказ от подписи оформляют актом. Работника, не ознакомленного с инструкцией, нельзя привлечь к ответственности за её неисполнение.

Найти сотрудников в любой сфере можно с помощью сервиса Работа.ру. Разместите объявление, и соискатели из большой базы смогут откликнуться на вакансию.

Структура должностной инструкции

Чаще всего ДИ состоит из пяти разделов. При составлении инструкций можно, но не обязательно применять профстандарты. Шаблоны ДИ также можно найти в интернете и адаптировать под себя.

1. Общие положения.

Сюда важно включить:

• название должности;
• положение в организационной структуре компании с выделением всех линий подчинения и взаимодействий;
• требования к уровню образования и опыту, к знаниям, умениям и навыкам.

Фрагмент раздела «Общие положения» должностной инструкции копирайтера

2. Функции, или должностные обязанности.

Это главный раздел ДИ, для составления которого также можно обратиться к профстандартам.

Для каждой должности конкретизируйте функционал сотрудника так, чтобы он соответствовал целям компании. Пишите максимально понятно и точно, чтобы у работников не возникали дополнительные вопросы и разночтения. К перечню обязанностей уместно добавить фразу: «и другие поручения руководства в рамках компетенции».

Фрагмент раздела «Должностные обязанности» из ДИ копирайтера

3. Права.

Права тесно связаны с должностными обязанностями. Например, у руководителя есть право координировать деятельность подчинённых, участвовать в подготовке приказов подразделения, принимать решения в рамках своих компетенций.

Фрагмент раздела «Права» должностной инструкции копирайтера

4. Ответственность.

В этом разделе прописывают санкции за невыполнение обязанностей, неиспользование прав для ведения профессиональной деятельности, несоблюдение локальных нормативных актов организации. Указывают, за что работник несёт дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность.

Фрагмент раздела «Ответственность» должностной инструкции копирайтера

5. Заключительные положения.

Здесь могут быть ссылки на профстандарты, порядок внесения изменений в должностную инструкцию и т. д.

Фрагмент раздела «Заключительные положения» должностной инструкции копирайтера

Изменения должностной инструкции

Должностные инструкции можно пересматривать ежегодно или по мере необходимости ― например, при найме новых сотрудников или изменении организационной структуры компании.

Скорректированную должностную инструкцию необходимо согласовать с работником. Нужно издать приказ об изменении текста ДИ или выпустить новую инструкцию, получить согласие работника на продолжение трудовых отношений и его подпись под документом.

Если должностная инструкция оформлена как приложение к трудовому договору, то при её корректировке придётся вносить изменения в договор и заключать дополнительное соглашение к нему.

Распространённые ошибки

При составлении и изменении должностной инструкции лучше не допускать:

• Неточные формулировки.
  Описывайте конкретные задачи и функционал сотрудника, а также процесс оценки результатов работы. Расплывчатые фразы будут бесполезны.
• Большой объём.
  Больше не значит лучше. Инструкции для менеджера высшего звена и младшего персонала могут быть одинаковыми по объёму. Сотрудник с большим количеством компетенций может не нуждаться в детальном объяснении своей работы.
• Дублирование информации.
  Не повторяйте то, что уже сказано в других документах компании или Трудовом кодексе.
• Пересечение обязанностей разных должностей.
  Не заставляйте разных сотрудников делать одну и ту же работу, это будет бесполезно прежде всего для вас. Проверьте, что функции должностей уникальны и не дублируют друг друга.
• Дискриминационные положения.
  Должностная инструкция должна регламентировать только деловые качества работника, а не, например, его пол или возраст, чтобы работодателя нельзя было обвинить в дискриминации.

Помните, что должностная инструкция ― это юридический документ, написанный сложным языком. Она может быть непростой для восприятия. Подумайте, как и где вы могли бы разместить и, возможно, переработать материал из неё, чтобы ваши сотрудники могли время от времени обращаться к своей должностной инструкции. Периодически проверяйте знания работников.