Обеспечьте сотрудников техникой

Организуйте всё так, чтобы дома сотрудники стабильно были на связи и не пропадали, работали в помещении с бесперебойным интернетом и могли созвониться в любой момент. Придётся либо докупить необходимую технику, либо перевезти её из офиса в дома членов команды.

Когда сотрудников переводят на удалённую работу, компьютеры подключают к VPN-сервису: он шифрует данные, которыми обмениваются коллеги. Так сведения не будут доступны сторонним пользователям. Установите также софт для удалённого контроля компьютеров. Можно использовать AnyDesk или аналоги. Тогда работники IT-службы оперативно обеспечат сотрудникам техническую поддержку.

Создайте виртуальный офис

Организовать рабочее пространство в интернете помогут специальные сервисы — таск-менеджеры. Они позволяют ставить задачи, контролировать скорость и качество выполнения работы. У них есть бесплатные версии. Эти сервисы не требуют установки на компьютеры.

Настройте также программы для электронного документооборота и доступ к облачным хранилищам данных.

Используйте CRM

В системе управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) можно хранить клиентскую базу. Она покажет, сколько звонков совершил сотрудник и о чём он договорился с клиентом. Система автоматически фиксирует все разговоры и их результаты.

CRM интегрируется с почтой, мессенджерами, АТС. С помощью облачных АТС можно звонить с компьютера. У СберБизнеса есть своё решение.

Пересмотрите регламенты

Чтобы работать на удалёнке, лучше фиксировать вводные по задачам и их статус в единой системе, иначе часть информации ускользнёт, а руководитель не сможет проконтролировать работу команды. Пропишите это в регламентах вместе с ключевыми показателями эффективности (KPI) каждого удалённого сотрудника. Например, скольких клиентов должен обзвонить менеджер за день.

Договоритесь с сотрудниками, в какие часы они обязаны быть на связи. Это позволит синхронизировать графики без ущерба для эффективности.

Выберите способы связи

В регламентах также укажите, какие вопросы будут обсуждаться письменно, а какие устно. Унифицируйте платформы коммуникации: для обмена сообщениями можно использовать мессенджеры, а конференц-звонки организовывать, например, в SberJazz. Даты и время переговоров фиксируйте в онлайн-календаре.

Регулярно созванивайтесь с командой. Если сотрудники живут в разных часовых поясах, договоритесь, в какое время всем будет удобно «встречаться» по видеосвязи.

Подумайте, какие встречи стóит запланировать.

Летучки — еженедельные встречи, на которых сотрудники будут делиться успехами и новостями, синхронизироваться друг с другом по задачам и обсуждать трудности.

Индивидуальные встречи — ежемесячная обратная связь с каждым сотрудником, которая помогает узнать реальные проблемы работника и скорректировать его карьерный план.

Ретроспектива — общая ежеквартальная встреча, на которой вы подведёте итоги работы, поставите новые цели и просто поделитесь впечатлениями за три месяца.

Обращайте внимание на этику общения — и во время видеовстреч, и в переписках. Критика не должна быть направлена на личность — только на рабочие ситуации и задачи. Не допускайте в команде игнорирования и сарказма.

Решите, какие инструменты будете использовать в работе и для каких целей. Например, договоритесь, что ставите задачу только в письме, а срочные вопросы обсуждаете в мессенджере.

Используйте сервисы для организации работы. С их помощью удобно ставить и распределять задачи и следить за их выполнением.

Попросите сотрудников решить семейные вопросы

Каждый удалённый сотрудник должен понимать, что дома нужно уделять работе столько же времени, сколько раньше. Они не смогут совмещать её с домашними делами и уходом за детьми в рабочие часы — о таких нюансах придётся подумать заранее.

Короче