Что поменять

Во внутренних процессах

Если часть ваших сотрудников будет работать из дома, позаботьтесь, чтобы всегда быть с ними на связи.

Если для внутренних сервисов (например, почты) используете VPN, пусть у всех сотрудников будет к нему доступ с домашних компьютеров. В компьютерах с системой Windows 10 VPN можно настроить в разделе «Сетевые подключения», на Mac — в системных настройках в разделе «Сеть».

Чтобы контролировать выполнение задач, предложите команде бесплатный сервис управления проектами — например, YouGile или Kaiten. Там можно настроить «доски» по типам задач, назначить ответственных и сроки. Если нужно совместно работать с документами — используйте Яндекс Диск или Google Drive.

Встречи и собрания проводите в SberJazz или в режиме аудиоконференции в WhatsApp, Skype или Telegram.

Оформите корпоративную подписку на сервис медицинских услуг: например, СберЗдоровье или Яндекс Здоровье. Это удобно: не надо идти в поликлинику или вызывать врача на дом, если вдруг кто-то из сотрудников заметит у себя тревожные симптомы. Доктор выслушает, ответит на вопросы и проконсультирует.

В работе с клиентами

В периоды сезонных вспышек заболеваемости минимизируйте личное общение с клиентами. Если это невозможно, снабдите персонал антисептиками и медицинскими масками, регулярно проветривайте помещения и следите за режимом труда. Важно, чтобы сотрудники не переутомлялись.

Запись на услуги переведите в онлайн- или хотя бы телефонный режим. Убьёте двух зайцев: снизите риски для клиентов и сотрудников и автоматизируете рутину. Помогут полезные сервисы: инструменты вроде YCLIENTS для удалённой записи и аналитики и отраслевые решения для сбора и хранения клиентских данных. Только помните, что формировать клиентскую базу нужно в соответствии с законом. А ещё подумайте, нельзя ли в вашем случае и сами услуги (например, консультации) оказывать через интернет.

Если пока не подключили эквайринг — безналичную оплату в торговой точке или в интернете, — то сейчас самое время. Карты и NFC-платежи — более гигиеничные способы, чем наличные. Небольшому бизнесу подойдёт оплата по QR.

В работе с контрагентами

Правила те же: избегайте наличных, особенно передачи купюр из рук в руки. Для мелких покупок используйте бизнес-карты, которыми можно расплачиваться напрямую с расчётного счёта, в том числе в интернете.

За поставки расплачивайтесь в интернет-банке. Если вы клиент СберБизнеса, следите за операциями и оформляйте платёжные поручения в интернет-банке СберБизнес — советуем создать и сохранить шаблоны.

Работу склада контролируйте удалённо с помощью систем товароучёта.

В отношениях с госорганами

Если вокруг многие болеют, рекомендуем не обивать пороги учреждений, а решать все вопросы через электронные приёмные. Чтобы подписывать и подгружать документы на сайты налоговой, Социального фонда и подобных инстанций, получите усиленную квалифицированную электронную подпись и подключите электронный документооборот. ЭДО позволит не встречаться с контрагентами лично, чтобы заключить договор, а электронную подпись, если захотите, доставит курьер.

Если нет желания разбираться и оформлять подпись отдельно, отправляйте документы сразу во все инстанции в единой системе.

Подавать бухгалтерскую отчётность в электронном виде будет ещё удобнее, если и бухучёт вести с помощью онлайн-сервиса, где есть подсказки, шаблоны, налоговый календарь и консультации специалистов. У СберБизнеса это «Моя бухгалтерия Онлайн».

Поучиться

Время, которое вы и ваши сотрудники тратили на дорогу до работы, теперь можно использовать для самообучения.

Например, пройдите курсы для предпринимателей, которые давно откладывали, вступите в бизнес-сообщество, почитайте статьи, которые помогут развивать бизнес.