ПО ЗАКОНУ
8 МИН
Как правильно оформлять первичные документы к договору
Корректно составленные и заверенные документы избавляют бизнес от многих проблем: помогают отстаивать правоту в спорах с контрагентами, уверенно проходить проверки и подтверждать расходы для уменьшения налогообложения.
Правильно оформленная первичная документация — товарные и транспортные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, универсальные передаточные документы не менее важны, чем сами договоры с заказчиками и подрядчиками.
При обращении с первичными документами соблюдайте универсальные правила:
Использование шаблонных форм договора часто приводит к тому, что текст не вполне отражает характер взаимодействия между контрагентами. К примеру, в контракте указано, что стороны оформляют спецификации на каждую партию товара, а в реальности спецификации не оформляются вообще. Чтобы избежать ненужных вопросов со стороны госорганов, текст договора обязательно нужно адаптировать к практике вашей работы.
Документ желательно составлять в момент проведения операции, а если это невозможно — сразу после её окончания. Исключение — счёт-фактура, её допускается оформлять в течение 5 дней с момента отгрузки товара.
Отсутствие «первички» может повлечь штраф в размере 10 тысяч рублей (п. 1 ст. 120 НК РФ). Кроме того, без документов невозможно учесть расходы для уменьшения налогооблагаемой базы, а значит, придётся доплатить налог.
Если в какой-то из документов необходимо внести исправления, изменения одновременно вносятся в каждый его экземпляр и заверяются сторонами.
Первичную документацию нужно хранить в течение 5 лет после окончания отчётного года, а если идут проверки или тяжбы — до вынесения решения.
Разберём, как составлять самые распространённые типы документов.
Накладная нужна продавцу для подтверждения поставки товара покупателю и учёта остатков на складе, а покупателю — для возврата товара в случае необходимости.
Строго закреплённой формы документа нет, но есть рекомендуемая. Её можно найти в Постановлении Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132 (скачать бланк). Форма включает:
При заполнении товарной накладной важно помнить:
Если поставщик — плательщик НДС, то вместе с товарной накладной он передает покупателю счёт-фактуру. Форма счёта-фактуры регламентирована Постановлением Правительства РФ № 534 от 02.04.2021 г. и содержит:
При оформлении счёта-фактуры нужно учитывать:
Акт — первичный документ к договору на оказание услуг или договору подряда. Сама форма акта выполненных работ не регламентирована, но он обязательно должен включать:
Что учитывать в процессе заполнения:
УПД — универсальный передаточный документ, объединяет в себе:
Применение УПД значительно сокращает объём документации. УПД используется для получения налоговых вычетов по НДС и подтверждения затрат при исчислении налогов.
Для перевозки товаров составляют транспортные накладные (ТН) и товарно-транспортные накладные (ТТН). Основное различие в том, что ТТН дополнительно содержит сведения о товаре — его наименование, цену и количество. Такой документ нужен, когда товар перевозит сторонняя организация.
Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:
Товарно-транспортная накладная составляется на каждого покупателя при каждом выезде автомобиля в четырёх экземплярах:
В отличие от ТТН, транспортная накладная просто подтверждает факт перевозки. Все поля в транспортной накладной заполнять обязательно, кроме тех, которые имеют пометку «при необходимости».
С января 2022 года ТН можно оформлять в электронном виде. Электронную ТН грузоотправитель и грузополучатель подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью, а водитель в приложении — простой электронной подписью.
Бумажная версия ТН составляется в трёх экземплярах: по одному для каждой из сторон — продавца, перевозчика и покупателя.
Постановлением Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116 с 1 марта 2022 года введена новая форма ТН (скачать бланк), дополненная разделом о стоимости перевозки груза.