УРОКИ БИЗНЕСА
13 МИН
Дата актуализации: 28 августа 2023
Как выстроить систему управления в компании
Waterfall, Kanban, Scrum — названия этих методик управления проектами обозначают типы проектного менеджмента. Объясняем, чем они отличаются и как применять их в компании.
![](kak-vystroit-sistemu-upravleniya-v-kompanii/images/p-RfHZQ77ZFdILdPPWg5Pg.jpg)
- Что такое управление проектами
- Как выбрать методику
- Каскадная система управления: Waterfall
- Agile-методы управления проектом
- Scrum-метод
- Kanban-методика
- Главное
Что такое управление проектами
Управление проектами, или проектный менеджмент, — это процесс достижения конкретной цели в заданных рамках: временных, бюджетных и т. д. Как правило, за ведение проектов в компании отвечает менеджер (project manager). В маленькой компании этим может заниматься собственник, в большой — отдельно нанятый специалист. Для управления проектами существует много подходов. Они универсальны, не привязаны к конкретной сфере и могут использоваться в любом бизнесе.
Как выбрать методику
При выборе подходящей методики управления проектами важно учитывать несколько особенностей вашей компании:
- Иерархия, цели и базовые ценности организации.
- Масштаб и стоимость проектов.
- Возможные риски.
- Состав команды.
- Доступные ресурсы: финансовые, технические и т. д.
В бизнесе распространены две базовые методики управления проектами: Waterfall, или каскадная система, и Agile, или гибкий подход. Waterfall позволяет выстроить традиционный последовательный менеджмент, а Agile — обеспечить гибкое управление.
Каскадная система управления: Waterfall
Каскадная система управления подразумевает последовательный переход с одного этапа проекта на другой. Waterfall появился в 1970-х годах, раньше популярного сегодня Agile. Он отличается строгим соблюдением установленных рамок проекта: все требования к проекту и этапы работы прописываются перед стартом.
Этапы работы
1
Определение требований к проекту.
2
Планирование и постановка задач для достижения цели.
3
Реализация и тестирование продукта.
4
Завершение проекта.
5
Подведение итогов.
Основные принципы
- Ведение документации.
- Общий процесс создания продукта, который не делится на короткие циклы с промежуточным результатом.
- Необходимость полностью завершить предыдущий этап перед переходом к следующему.
- Дорабатывать предыдущие этапы проекта нельзя.
- Искать и исправлять ошибки можно только на этапе тестирования.
- Клиент не участвует в создании продукта.
Waterfall подходит для больших компаний, в которых управление проектами передаётся на аутсорсинг.
Плюсы
- Нет необходимости подстраиваться под внезапные изменения — достаточно следовать плану.
- Сроки выпуска и стоимость готового продукта можно просчитать ещё до начала работы.
- Подробная отчётность позволяет отследить риски.
- Подходит для крупных компаний, работающих с подрядчиками на аутсорсинге, и проектов, в которых задействовано большое количество сотрудников.
Минусы
- Процесс работы значительно замедляется из-за последовательного выполнения этапов проекта.
- Не все клиенты могут сразу сформулировать окончательные требования к продукту.
- Изменения в проекте на поздней стадии могут дорого обойтись бизнесу — придётся возвращаться к начальным этапам работы.
Agile-методы управления проектом
Agile («гибкий», «проворный») — это семейство гибких подходов к организации управления проектами. Основной принцип: работа выстраивается короткими циклами, в конце каждого из которых компания получает промежуточный результат.
Система, в отличие от Waterfall, позволяет вносить изменения в проект даже на поздних стадиях. Идея Agile родилась ещё в 1980-х годах, а основные принципы были сформулированы в «Agile-манифесте» для разработчиков программного обеспечения в 2001 году.
Agile — это скорее философия проектного менеджмента, а не система управления проектами. Она не задаёт строгих рамок и инструкций. Считается, что Agile подходит для малого бизнеса — собственник может внедрить методику сам. При этом придётся вложиться в командообразование, потому что сотрудники должны быть постоянно включены в проект.
Основные принципы
В «Agile-манифесте» прописаны 12 принципов подхода к работе. Они основываются на следующих утверждениях:
- Люди и их взаимодействие важнее процессов и инструментов.
- Работающий продукт важнее документации.
- Сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта. Он может давать обратную связь в ходе работы над продуктом.
- Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.
На основе этих принципов были разработаны отдельные гибкие методики, или фреймворки, систематизирующие управление проектом. Для визуализации Agile-методик подходят доски – физические или виртуальные. Они позволяют всей команде отслеживать работу над задачами и повышают общую вовлечённость в проект. Наиболее популярные методики в Agile-философии — это Scrum и Kanban.
Scrum-метод
Scrum («схватка») — это система управления задачами, основанная на структурировании рабочего процесса. Он сочетает одновременно гибкость и работу с дедлайнами. По методике Scrum, на каждый проект выделяется небольшая команда работников, способных заменять друг друга и подключаться к решению разных задач. Владелец компании ставит цели, которых необходимо достичь к завершению проекта. Проект ведёт Scrum-мастер, или проектный менеджер. Он следит за дедлайнами, развитием и помогает членам команды сработаться.
В Scrum-подходе рабочий процесс делится на короткие циклы — спринты. Один спринт может длиться неделю или месяц, в зависимости от объёмов работы. Это позволяет сосредоточиться на постоянном улучшении продукта. Scrum, в отличие от других agile-методик, требует обязательной оценки эффективности каждого спринта. Каждый спринт строго фиксирован по времени, перед стартом ставятся задачи, которые нужно выполнить к окончанию цикла. Таким образом можно предсказать, успеет ли команда достичь цели спринта за установленное время и измерить производительность (velocity) команды по итогам.
Чтобы философия Agile заработала на практике с помощью Scrum, необходимо сосредоточиться на текущем спринте, а не на всём проекте и позволить членам команды ошибаться и принимать равноценное участие в работе. Scrum будет работать, только если коллектив направит совместные усилия на достижение конкретной цели каждого спринта.
Плюсы
- Scrum толерантен к изменениям в процессе работы, но при этом требует от участников постоянной вовлечённости в процесс.
- Короткие спринты позволяют быстро выявлять неудачи и корректировать работу над задачей. Подход также помогает постоянно улучшать итоговый продукт.
- Scrum является гибкой методикой, но при этом позволяет строго контролировать сроки работы над проектом за счёт ограниченных во времени спринтов.
- Благодаря совместной работе над разными задачами сотрудники учатся друг у друга новым навыкам.
Минусы
- Scrum очень требователен к команде проекта — для эффективного результата её состав должен быть небольшим, но при этом работники должны быть универсальны, чтобы подключаться к решению разных задач в зависимости от цели спринта.
- Оценка эффективности предстоящего спринта требует времени.
- Подход требует быстрой работы в процессе — иначе спринты не будут работать, и компания получит ожидаемую прибыль позже.
Kanban-методика
Kanban («табличка») — это система управления задачами, позволяющая выстроить сбалансированную
работу всех членов команды. Впервые методику разработали и начали применять в компании Toyota.
Kanban ещё называют «методом вытягивания» или конвейером. Его основная функция — равномерно
распределить работу между разными специалистами и ранжировать задачи по приоритету, а не
выполнять их все одновременно.
Kanban удобен для стартапов, у которых нет чёткого плана, но есть потребность в быстром результате. Для работы по этой методике, в отличие от Scrum, не требуется направляющий мастер — только владелец бизнеса, который после внедрения системы управления задачами может уже не принимать участия в ежедневном контроле производства. При этом Kanban позволяет «ставить на конвейер» новые задачи в любой момент. Бизнес-процессы дробятся не на недели, а на дни и даже часы, потому что выполнение задач проекта отслеживается с помощью стадий: «список задач (backlog)», «в производстве», «тестируется», «выполнено», «заморожено» и т. д.
Главный критерий эффективности методики Kanban — скорость продвижения задачи между стадиями, то есть время, прошедшее со старта задачи до её завершения (cycle time). При этом если какая-то из задач — например, кусок кода — с большой вероятностью не войдёт в итоговый продукт, её допустимо заморозить, чтобы не тратить время работников. В рамках этой проектной системы управления нужно открыто контролировать выполнение задач — например, с помощью досок, где задачи сортируются по стадиям. Количество задач на одной стадии необходимо ограничить, иначе это также повлияет на скорость производства и не позволит быстро адаптироваться к изменениям.
Плюсы
- Kanban не ограничивает работников жёсткими дедлайнами, но, как и Scrum, требует от них мотивации.
- Kanban — самая гибкая из agile-методик, так как позволяет в любой момент менять приоритетные задачи.
- Нагрузка распределяется равномерно. Это позволяет компании экономить ресурсы и повышать вовлечённость специалистов.
Минусы
- Kanban больше подходит для команд, в которых работники выполняют схожие задачи.
- Методику сложно использовать в больших компаниях.
- Kanban не предназначен для долгосрочного планирования.
Основные отличия Kanban от Scrum
- В Scrum объём работы меряется спринтами, включающими ряд задач. Каждый спринт должен длиться минимум неделю и не подразумевает сдвигов в процессе работы. Список задач и время, которое пойдёт на выполнение каждой, устанавливается строго перед стартом. Kanban — более гибкий подход: он позволяет внедрять новые задачи, отказываться от неэффективных и менять приоритеты в любой момент.
- Scrum требует оценки производительности команды в конце каждого спринта. Она зависит от количества выполненных задач. Главный критерий эффективности Kanban — скорость продвижения задачи по доске от старта до завершения.
- Kanban допускает большую самостоятельность команды: работники отмечают статусы задачи на доске, каждый может увидеть «провисы» и предложить свой вариант оптимизации. В Scrum за соблюдением дедлайнов и производительностью следит project manager или scrum-мастер.
- Scrum предполагает много коммуникации из-за планирования спринтов, отчётов в конце каждой недели и рефлексии после. Это отнимает много времени. Kanban регулирует ход работы с помощью досок с задачами и удобен для работы онлайн.
Главное
1
Если вы управляете компанией с большим количеством работников на аутсорсе,
подойдёт методика Waterfall.
1
Если разрабатываете новый продукт, стоит работать по системе управления задачами Scrum: будет проще контролировать соблюдение сроков на ранних этапах.
1
Kanban подойдёт небольшим стартапам или компаниям с горизонтальной структурой, потому что наличие досок позволяет всем работникам подключаться к контролю задач и не требует постоянного присутствия руководителя.