УРОКИ БИЗНЕСА

 11 МИН

Дата публикации: 8 февраля 2024 

Как хранить и учитывать продукты в ресторанах

Правильное хранение, учёт и инвентаризация сокращают риски порчи и кражи продуктов. О нюансах работы с товаром в ресторанной сфере рассказываем вместе со старшим специалистом по товарному учёту сыроварни и сети пиццерий Latteria1963 Игорем Ганиным.

Как хранить продукты в ресторане

Хранить продукты необходимо по жёстким правилам, соблюдение которых контролирует санэпидемстанция (СЭС). Например, следить за температурным режимом и соблюдать товарное соседство. Изучите СанПиН: в документе собраны все правила.

Мы обязаны соблюдать правила СЭС. Например, все продукты должны быть обязательно маркированы — на этикетке должна быть проставлена дата выработки продуктов или вскрытия упаковки. На кухне не должно быть просроченных продуктов. Если рыба хранится неделю, значит на седьмой день её нужно либо списать, либо отдать на питание персонала, чтобы уменьшить издержки. За всем этим следят су-шеф или шеф-повар.

Игорь Ганин, старший специалист по товарному учёту сыроварни и сети пиццерий Latteria1963

Все правила хранения и санитарные нормы разрабатывает Роспотребнадзор. За их нарушение ИП грозит штраф от 50 до 150 тысяч рублей или запрет на работу в течение трёх месяцев. Для юридических лиц штраф выше — может достигать 500 тысяч рублей.

За пятнадцать лет работы в этой области я сталкивался в основном с плановыми проверками. Примерно за неделю до визита проверяющие органы уведомляют ресторан. Штрафов по итогам таких проверок в моей практике ни разу не было.

Была внеплановая проверка в прошлом году — из-за жалобы гостя. В таких случаях сотрудники СЭС приходят быстро и без предупреждения. Но в нашем случае всё соответствовало нормам и проверка завершилась благополучно.

Игорь Ганин

Какие документы нужны

На все товары должны быть сопроводительные документы — декларация или сертификат о соответствии продукта. В постановленииПравительства можно уточнить, какой из документов нужен в каждом конкретном случае.

Декларация о соответствии делается на каждое блюдо: в ней прописывается его наименование. Если блюдо называлось «Салат с лососем, авокадо и рукколой», а спустя некоторое время вместо рукколы стали добавлять шпинат, нужно менять название и делать новую декларацию.

Мы делаем так: называем блюдо «Салат с лососем». Не говорим о том, что там есть авокадо или руккола. Так, если у поставщика закончились овощи и мы вместо авокадо добавили артишок, делать новую декларацию не надо. Ресторан всё-таки живой организм, и блюда постоянно меняются.

Если это новое блюдо с совершенно иным составом, необходимо сделать декларацию. На это уходит порядка двух недель. Когда приходит СЭС, они проверяют, чем мы торгуем. Продавать какое-то блюдо без декларации запрещено.

Игорь Ганин

Пример заполненной декларации о соответствии

Оборот продукции животного происхождения фиксируется в системе «Меркурий», молочной продукции — в системе «Честный знак».

Без этого не получится даже отгрузить в ресторан сыр. На приёмке товар необходимо отсканировать, внести в «Честный знак» и, когда сыр продадут или используют в приготовлении блюда, списать с баланса в системе. Так виден весь путь продукта, что гарантирует его качество.

На сыры и другие товары животного происхождения также нужен ветеринарно-сопроводительный документ. Без него их нельзя ни отгружать, ни продавать.

Игорь Ганин

Если в ресторане продаётся алкоголь, нужно получить лицензию и зарегистрироваться в системе ЕГАИС. Без лицензии можно продавать пиво, сидр и медовуху, но зарегистрироваться в системе оборота алкоголя всё равно надо.

Как учитывать товары

Две самые популярные системы учёта товара в ресторанной сфере — iiko и R-keeper.

По функционалу между iiko и R-keeper нет разницы. Она есть в поддержке и интеграции со сторонними решениями, например, приложениями системы лояльности. iiko с ними интегрируется легче, а R-Keeper сложнее в настройке, более затратный по времени и финансам.

У человека без опыта не получится разобраться в этих программах быстро. Есть очень много нюансов. Например, вы взяли помидор, отрезали от него плодоножку — это уже потеря около 20 грамм. А за месяц этих помидоров проходит целая тонна, соответственно, эта потеря будет очень большая.

Игорь Ганин

Для учёта товаров используют данные «Книги рецептур» и технологических карт, которые создаются отдельно для каждого блюда. В них указано, какие продукты и сколько теряют в весе при холодной или горячей обработке. Эти данные используют бухгалтеры-калькуляторы при проведении инвентаризации.

В книге рецептур указано, какие продукты сколько теряют в весе при холодной или горячей обработке. Источник: фото предоставлены экспертом

Как и когда проводить инвентаризацию

Результаты инвентаризации можно записывать на бумажных бланках или в iiko. Программу настраивают на компьютере, телефоне или планшете. Список позиций делят по местам хранения: холодильная камера, морозильная камера, полка. Сотрудники вносят продукты, и они сразу отражаются в учётной системе. Эти данные смотрит бухгалтер-калькулятор и анализирует результат.

Причины недостачи при инвентаризации могут быть разными: естественная убыль, порча, кражи со стороны сотрудников или недовоз по вине поставщика.

Есть несколько способов сократить недостачи:

1. Следите за тем, чтобы все заказанные продукты доезжали до ресторана.

Типичная ситуация для общепита в час-пик: 8 утра, на точке два бариста, и оба заняты обслуживанием клиентов. В этот момент приезжает поставщик. Сотрудники принимают поставку «на веру», расписываются и возвращаются к выполнению заказов.

При таком подходе можно упустить, что поставщик не довёз часть товара, и во время инвентаризации обнаруживается недостача. Полностью исключить человеческий фактор нельзя, но можно минимизировать риски.

У нас есть заведующий производством и грузчик. Они принимают товар и взвешивают его. Особенно это касается дорогих позиций: мяса, рыбы, сыра. Обычно это занимает 10-15 минут: грузчик кладёт товар на весы, заведующий сверяется с документами, ставит подпись, печать и отдаёт бумаги водителю.

Бывает, что для ускорения процесса часть продуктов не взвешивают, доверяют поставщику на слово.

Периодически что-то не довозят, где-то плохо посчитают. Естественно, это всё всплывает потом на инвентаризации и за это приходится кому-то нести ответственность. Но, как показывает практика, поставщики в целом лояльны. И если где-то недовоз или приехал не очень качественный товар, достаточно позвонить или прислать фото, и они пришлют замену.

Игорь Ганин

2. Составляйте приказ о проведении инвентаризации.

Перед тем как делать инвентаризацию, составьте внутренний приказ с датой и временем её проведения.

Как часто бывает на практике. День инвентаризации, а менеджера на работе нет: забыл или заболел. Всегда должен быть приказ. Сотрудник подписывает документ — значит, ознакомлен. И если он не является, мы взимаем с него денежную компенсацию.

Часто бывает, что приказа нет, и сотрудник не вышел. И случается такой диалог:

— Уважаемый, почему вы не пришли?
— Я не знал.
— А мы вас сейчас оштрафуем.
— А на каком основании вы меня будете штрафовать?
— (Тишина).

Повторюсь: всё начинается с приказа.

Игорь Ганин

3. Найдите причину минуса или плюса.

В ресторанах расчёты в ноль невозможны, потому что используются весовые товары. Иногда причина минуса — халатность или невнимательность сотрудников.

Если видны большие минуса, значит что-то не так. Например, не хватает 5 килограммов лосося. В этом случае нужно пересчитать позицию. Скорее всего, выяснится, что товар просто не досчитали.

Игорь Ганин

В ресторанах есть норма от общей выручки, которая изначально закладывается на издержки. Но если процент недостачи превышает норму, её вычитают из зарплаты персонала.

Обычно нормой считается не больше 1% от выручки заведения в месяц. То есть, если ресторан продал на 10 миллионов рублей, и у него есть недостача 100 тысяч, эта сумма не будет удержана с персонала.

Игорь Ганин

4. Проводите промежуточную инвентаризацию каждую неделю.

Инвентаризация — это не просто учёт и проверка товара, а рычаг воздействия на персонал. Если в ресторане много просрочек или хищений — вся команда несёт ответственность. Когда в штате, предположим, 10 человек и один из них ворует, коллектив отрегулирует всё сам: он либо выживет такого сотрудника, либо исправит. Промежуточные инвентаризации помогают улучшать финансовые показатели ресторана.

Если мы видим, что люди на точке работают не очень, можем в любой день просто прийти и провести частичную инвентаризацию. Я рекомендую всем рестораторам этим заниматься, потому что выявлять хищения тогда гораздо легче.

Могут украсть, допустим, в середине месяца, а инвентаризация через 15 дней, за это время уже всё забывается.

В сети кофеен, с которой я тоже работаю, всегда незначительные недостачи, потому что собственник бизнеса настаивает на проведении инвентаризации каждое воскресенье. Её проводят сами сотрудники на точке. Инвентаризация учит сотрудников дисциплине.

Игорь Ганин

Главное

  • Хранить продукты необходимо по жёстким правилам, соблюдение которых контролирует санэпидемстанция (СЭС). Изучите СанПиН: в документе собраны все правила.
  • Стандарты хранения и санитарные нормы разрабатывает Роспотребнадзор. За их нарушение ИП грозит штраф от 50 до 150 тысяч рублей или запрет на работу в течение трёх месяцев. Для юридических лиц штраф выше — может достигать 500 тысяч рублей.
  • Оборот продукции животного происхождения фиксируется в системе «Меркурий», молочной продукции — в системе «Честный знак».
  • Если в ресторане продаётся алкоголь, нужно получить лицензию и зарегистрироваться в системе ЕГАИС.
  • Две самые популярные системы товароучёта в ресторанной сфере — iiko и R-keeper.
  • Для учёта товаров и инвентаризации используют данные «Книги рецептур» и технологических карт.
  • Есть способы сократить недостачи: следить за приёмкой товара от поставщиков; составлять приказ о проведении инвентаризации; оперативно находить и устранять причину минуса и плюса; проводить промежуточную инвентаризацию каждую неделю.

Автор: Ася