1

Экономить на бухгалтерии

Что умеют сервисы

Электронная бухгалтерия — это замена штатному бухгалтеру и эффективная оптимизация бизнеса. Онлайн-сервис подключается к расчётному счёту компании, и все списания и поступления учитываются автоматически.

Программа обрабатывает первичную документацию, формирует бухгалтерскую отчётность и рассчитывает суммы налогов и взносов. Сервис предупредит, когда придёт время выплат в бюджет, и подготовит счёт — нужно будет только оплатить его через банк. Отчёты программа тоже сама отправляет в налоговую — руководитель подписывает их электронной подписью, которую получает вместе с сервисом.

Для подготовки первичной документации в электронной бухгалтерии есть шаблоны, которые можно доработать.

Плюсы 

• Обойдётся дешевле, чем специалист, даже на аутсорсинге.

• Как правило, программа работает в облаке — пользоваться ей можно на любом устройстве при наличии доступа в интернет.

Минусы 

• Систему придётся самостоятельно настраивать под нужды и специфику компании.

Пример сервиса: Онлайн-бухгалтерия

2

Контролировать склад

Что умеют сервисы

Такие сервисы автоматизации позволяют управлять закупками и сбытом: показывают, сколько товара на складе, сколько уже продали и сколько нужно купить. Параллельно ведётся и финансовый учёт — есть данные о выручке и прибыльности бизнеса.

Складские сервисы особенно упрощают ведение бизнеса, у которого несколько торговых точек или продажи ведутся и офлайн, и онлайн: можно подключить интернет-магазин и кассу одновременно. Сервис учитывает все заказы в сети и покупки в офлайне и списывает единицы товара со склада.

Плюсы 

• Контролировать закупки и продажи можно, как правило, с любого устройства с выходом в интернет — специальная инфраструктура для этого не требуется.

• Складские сервисы получают выписки из банка и отражают поступления на расчётный счёт (удобно при оптовых продажах).

Минусы 

• Придётся сначала загрузить в программу список товаров и обучить сотрудников работе с ней.

Пример сервиса: ITScan WMS: система управления складом

3

Вести учёт продуктов в общепите

Что умеют сервисы

Существуют складские программы, адаптированные конкретно под общепит. Можно загрузить в программу меню и к каждому блюду указать, какие продукты входят в состав и в каком количестве. Когда блюдо включают в счёт, со склада списывается установленное количество продуктов.

Например, в меню есть греческий салат: это помидоры, огурцы, перец, лук, маслины, сыр фета, приправы и оливковое масло. Вы указываете в программе, сколько каждого ингредиента нужно для салата. И, когда его пробивают на кассе, сервис «удаляет» из запасов строго определённое количество продуктов.

Такие сервисы для бизнеса не только показывают, какие ингредиенты расходуются быстрее всех, но и готовят накладные, акты и другие необходимые документы.

Плюсы 

• Легко контролировать склад и вовремя пополнять запасы.

• Появится аналитика по популярности блюд, скорости обслуживания, интенсивности потока посетителей в зависимости от времени суток и т. п.

Минусы 

• Возможно, придётся перепробовать все существующие сервисы, прежде чем удастся найти подходящий для оптимизации.

Пример сервиса: Quick Resto

4

Создать программу лояльности

Что умеют сервисы

Программы лояльности побуждают клиентов покупать больше и чаще. Сервисы этой категории помогут разработать бонусные программы — включая такие, которые не требуют выпуска пластиковых карт.

Например, баллы можно получать за ввод кода с чека в мобильном приложении. А система начисления бонусов часто ранжируется: это стимулирует клиентов приходить снова, чтобы получать со временем больше баллов.

Плюсы 

• Программа лояльности поможет увеличить средний чек.

• Можно разработать программу лояльности без привычных карт — сэкономить на издержках на выпуск пластика и запустить процесс быстрее. Клиенты отсутствию карточек тоже, скорее всего, порадуются.

Минусы 

• Придётся потратить время и ресурсы на обучение персонала и объяснение им и клиентам условий программы.

Пример сервиса: GetMeBack

5

Электронный архив

Что умеют сервисы

Электронные архивы интегрируются с системой электронного документооборота, и «отслужившие» документы отправляются в архив в установленный срок. В результате автоматизации ничего не теряется.

Некоторые сервисы умеют не только хранить файлы, но и автоматически формировать описи и ответы на требования ФНС. Документы с истёкшим сроком обычно автоматически удаляются — программа составляет акт уничтожения.

Можно настроить организацию архива под свои нужды: создавать и перемещать папки, ограничивать доступ к файлам и выгружать их на компьютер.

Плюсы 

• Проверки налоговой не застанут врасплох.

• Издержки на хранение архива значительно сокращаются, а ведение документов становится удобнее.

• Удобный и быстрый доступ ко всем документам компании.

Минусы 

• Архив придётся настраивать и интегрировать с документооборотом — системы должны быть совместимы.

Пример сервиса: Content AI

6

Конструктор документов

Что умеют сервисы

Конструкторы предоставляют шаблоны юридических документов разных категорий, которые можно адаптировать под себя, даже без специальных знаний. Программа задаст важные вопросы о правовой ситуации и составит форму, включив нужные пункты и исключив ненужные.

Важно, что опираются такие сервисы только на текущее законодательство — сверять актуальность форм не придётся.

Плюсы 

• Экономия: дешевле, чем держать юриста в штате или на аутсорсе, и быстрее, чем составлять формы самостоятельно.

• Можно не переживать за соответствие документов актуальным нормам законодательства.

• Адаптация шаблонов позволяет разобраться в разных юридических аспектах бизнеса.

Минусы 

• Конструктор не способен заменить консультацию специалиста по всем вопросам, сопутствующим составлению документов. В особенно сложных случаях лучше обращаться к юристу.

Пример сервиса: Конструктор договоров