Изображение сгенерировано нейросетью Midjourney

• Зачем нужно делегировать
• Как понять, что пора делегировать
• Как делегировать
• Почему не получается делегировать
• Как научиться делегировать полномочия руководителя
• Главное

Зачем нужно делегировать

Согласно исследованию института общественного мнения Gallup, средняя выручка компаний из списка Inc.500 — самых быстрорастущих частных компаний Америки — оказалась на 33% выше у фирм, чьи руководители хорошо делегируют задачи.

Вот основные причины научиться делегировать:

• Распределение нагрузки

Делегирование позволяет руководителю перераспределить задачи и ответственность между членами команды. Это даёт возможность сосредоточиться на стратегических задачах и принятии важных решений.

• Развитие сотрудников

Вы передаёте зоны ответственности подчинённым — они приобретают опыт, развиваются профессионально и повышают компетенции. Это способствует повышению мотивации и вовлечённости сотрудников.

• Развитие компании

Сотрудники принимают решения сами и вносят вклад в работу команды. Это способствует разнообразию идей, новым подходам и инновациям.

• Эффективность и продуктивность

Распределение задач между специалистами, которые обладают необходимыми навыками и знаниями и превосходят в этом руководителя, позволяет достигать лучших результатов.

• Развитие лидерских навыков

Руководитель, который умеет правильно делегировать полномочия и доверять команде, развивает свои лидерские навыки.

Как понять, что пора делегировать

Обращайте внимание на эти признаки:

• Слишком много работы

В вашем списке дел столько задач, что вы перестали укладываться в сроки.

• Рабочее время расходуется на текучку

Вы постоянно заняты операционкой, и не остаётся времени для стратегического планирования. Вам как руководителю нужно концентрироваться на развитии и масштабировании компании, а не поддержании её жизнедеятельности.

• Члены команды переросли свои текущие позиции

Вы видите, что у сотрудников есть потенциал, и они готовы взять на себя больше ответственности. Помощь в развитии навыков и доверие к команде могут способствовать росту подчинённых и улучшению результатов работы.

Какие задачи стоит делегировать

• Простые задачи. Например, бронирование отеля для командировки или ведение календаря встреч.
• Задачи, в которых у руководителя не хватает компетенций. Например, дизайн сайта.
• Непрофильные задачи. Например, заказ клининга в офис.
• Задачи, которые отвлекают от достижения приоритетных целей. Они варьируются в зависимости от сферы.

Например, у вас свой онлайн-магазин, и вы лично отвечаете на отзывы клиентов. При этом у вас не хватает времени на построение стратегии развития и масштабирования магазина. Поручите коммуникацию с клиентами отдельному сотруднику.

Как делегировать

Шаг 1

Выберите подходящего сотрудника

Учитывайте навыки, знания и опыт каждого члена команды. Найдите того, кто обладает необходимыми компетенциями и сможет справится с поставленной задачей.

Шаг 2

Ясно определите цели и ожидания

Объясните сотруднику, что требуется выполнить, каких целей достичь и какие результаты ожидаются. Убедитесь, что он понимает задачу и имеет все необходимые ресурсы для её выполнения.

Шаг 3

Доверьте полномочия

Позвольте сотруднику самостоятельно принимать решения, необходимые для выполнения задачи.

Шаг 4

Определите ресурсы и поддержку

Убедитесь, что сотрудник имеет доступ к информации, инструментам и бюджету, необходимым для выполнения задачи. Предоставьте ему возможность обратиться за помощью, если возникнут трудности.

Шаг 5

Обеспечьте коммуникацию и обратную связь

Поддерживайте открытую коммуникацию с сотрудником во время первого выполнения задачи. Предоставляйте регулярную обратную связь, выясняйте прогресс и помогайте разрешать возникающие вопросы.

Шаг 6

Оцените результаты и дайте признание

Когда задача выполнена, оцените результаты. Поделитесь своими наблюдениями и поблагодарите сотрудника за усилия. Это поможет укрепить отношения в команде и стимулировать дальнейший рост и развитие.

Почему не получается делегировать

Мало доверия: руководитель боится, что сотрудники не справятся с поставленными задачами. Это может быть связано с перфекционизмом или желанием сохранить контроль.

Нехватка навыков коммуникации: руководитель не обладает навыками эффективной коммуникации, не может чётко передать ожидания и цели сотруднику. Это может привести к непониманию и неправильному выполнению задания.

Страх перед ошибками: сотрудник может допустить ошибку или несостоятельно выполнить задачу. Руководителю важно создать атмосферу, где ошибки рассматриваются как возможность для улучшения и учебы.

Мало времени для обучения: руководитель занят оперативной работой, и у него нет времени на обучение подчинённого.

Неправильный выбор сотрудника: руководитель может делегировать задачи неподходящему сотруднику, который не обладает необходимыми знаниями или опытом. Это может привести к неудовлетворительным результатам и снижению доверия к делегированию.

Как научиться делегировать полномочия руководителя

Пробегитесь по вопросам из чек-листа ниже. Это снизит градус серьёзности и позволит легче передать часть задач на аутсорс.

Чек-лист перед делегированием

• Что я хочу делегировать?
• Какие опасения вызывает мысль о делегировании?
• Что ужасного произойдёт, если я отдам эту задачу на аутсорс?
• Как я могу избежать негативного сценария?

Пример:

• Что я хочу делегировать?

Презентацию проекта перед заказчиками.

• Какие опасения вызывает мысль о делегировании?

Боюсь, что сотрудники плохо выступят, и заказчики откажутся от проекта.

• Что ужасного произойдёт, если я отдам эту задачу на аутсорс?

Заказчик откажется работать с нами и расскажет другим потенциальным клиентам, что с нами лучше не работать.

• Как я могу избежать негативного сценария?

Провести пробную защиту проекта внутри компании и только после этого дать сотрудникам возможность самостоятельно представлять проект заказчикам.

Главное

• Причины научиться делегировать: распределение нагрузки, развитие сотрудников и компании, эффективность и продуктивность, развитие лидерских навыков.
• Кто может делегировать полномочия: владелец бизнеса, руководители отделов и команд, иногда — линейные сотрудники по договорённости с непосредственным руководителем и коллегами.
• Пора делегировать, если: у вас слишком много работы, большую часть времени вы тратите на текучку, члены команды переросли текущие позиции.
• Делегируйте: простые задачи; задачи, в которых у вас не хватает компетенций; непрофильные задачи; задачи, которые отвлекают от достижения приоритетных целей.
• Инструкция по делегированию: выберите подходящего сотрудника, ясно определите цели и ожидания, доверьте полномочия, определите ресурсы и поддержку, обеспечьте коммуникацию и обратную связь, оцените результаты и дайте признание.

Автор: Анастасия