ПО ЗАКОНУ
7 МИН
Дата обновления: 10 апреля 2024
Что такое система электронного документооборота и зачем она нужна
Erid: 2Ranyo1B3kk
Создавать, подписывать, отправлять и хранить документы можно в электронном виде. Это экономит не только бумагу и время, но и деньги на доставку корреспонденции и содержание архива. Разбираемся, как работает система электронного документооборота (СЭД).
Зачем нужна система ЭДО
Электронный документооборот позволяет автоматизировать делопроизводство внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную подпись (ЭП).
Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не регулирует, только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы, подписанные ЭП, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные от руки.
Ст. 6 63-ФЗ
Как перейти на ЭДО
Переход на систему электронного документооборота необходимо зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».
Ст. 8 402-ФЗ
Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают двух видов:
1
Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в СМС и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет.
Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление в полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.
2
Усиленная электронная подпись, в свою очередь, имеет две разновидности:
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) позволяет определить, кто подписал документ и вносились ли в него изменения после подписания. УНЭП может храниться на флешке, смарт-карте или USB-токене. Такую подпись обычно используют в документообороте внутри организации и с контрагентами, а также подписывают ей налоговые декларации 3-НДФЛ. Получить УНЭП можно в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС, в удостоверяющем центре в своём городе или у оператора информационной системы.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) также позволяет определить лицо, подписавшее документ, и проверить, вносились ли в него изменения после подписания. УКЭП состоит из ключа проверки электронной подписи и квалифицированного сертификата. Такие подписи выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры РФ, и доверенные лица ФНС. УКЭП подходит для работы с порталом госуслуг, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.
Одной ЭП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов — пакет документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждый документ из пакета считается подписанным создавшим его лицом, вне зависимости от того, как подписан весь пакет.
Создать электронный документ можно в любом привычном формате, например DOC или PDF.
Cт. 5 63-ФЗ
П. 4 ст. 6 63-ФЗ
Что нужно для оформления ЭП
Перечень документов, которые понадобятся для оформления электронной подписи, зависит от её вида и содержится в федеральном законе «Об электронной подписи», регламенте оператора информационной системы и т. д. Например, для получения УКЭП нужны:
Индивидуальному предпринимателю:
- паспорт;
- сведения о СНИЛС;
- сведения об ИНН.
Организации:
- паспорт;
- сведения о СНИЛС;
- сведения об ИНН юридического лица.
Сертификат ЭП обычно выдают на 15 месяцев, и стоит он от 2 до 10 тысяч рублей. Цена зависит от вида подписи, модели токена и стоимости лицензии ПО для работы с электронной подписью.
При этом руководители юридических лиц и ИП с 2022 года получают УКЭП бесплатно в инспекциях ФНС России или через доверенные лица налоговой, а сотрудники юрлиц и индивидуальных предпринимателей — в аккредитованных Минцифры РФ удостоверяющих центрах.
Выбор системы ЭДО
Когда подпись готова, нужно выбрать систему для работы с электронными документами (СЭД). Для этого нужно подсчитать примерное количество отправляемых документов и максимальное количество сотрудников, которые должны одновременно работать в системе.
Только для работы с заказчиками существует несколько десятков сервисов. Узнайте у партнёров, чем пользуются они. Возможно, для удобства имеет смысл сделать выбор в пользу той же СЭД.
На что обратить внимание при выборе СЭД
1
Тариф
Можно купить доступ на год или заплатить за отправку определённого количества документов.
2
Интерфейс
Он должен быть интуитивно понятным, чтобы обучение сотрудников не заняло много времени.
3
Условия внедрения
Оцените, сколько времени уйдёт на техническое внедрение СЭД. Некоторые разработчики предлагают помощь специалистов при возникновении трудностей.
4
Мобильное приложение
СЭД в таком формате пригодится в том случае, если руководитель часто не присутствует в офисе.
5
Наличие роуминга при обмене документами с другими сервисами
6
Плата за входящие документы
Чаще всего эта услуга предоставляется бесплатно.
7
Техническая поддержка
Обратите внимание на режим работы техподдержки (возможно, вам важно, чтобы она была круглосуточной) и наличие возможности консультироваться с персональным менеджером.
Уточните, есть ли бесплатная пробная версия СЭД или тестовый период, и, если есть, проведите тест-драйв. Так вы сможете быстрее понять, подходит ли компании именно эта система документооборота.
Способы обмена документами
Выберите способ обмена документами: через веб-сервис или специальную программу электронного документооборота.
Первый, более простой метод автоматизации, не потребует вмешательства в информационную систему компании. Если хотите установить программу ЭДО, учите, что её необходимо интегрировать в IT-процессы компании.
У СберБизнеса есть своя система электронного документооборота. С её помощью можно создавать прайс-листы, обмениваться документами с юридическими и физическими лицами, ИП и самозанятыми. Сервис интегрируется с 1С и подходит для работы с маркированными товарами.
Реклама. Рекламодатель ООО «КОРУС Консалтинг СНГ» ИНН 7801392271