Зачем и как сдавать отчётность в электронном виде

Чтобы у госорганов не возникало вопросов к бизнесу, нужно своевременно и в полном объёме сдавать отчётность. Это проще и быстрее делать в электронном виде: без очередей и тонны бумаг. Рассказываем, в чём плюсы электронной отчётности и как на неё перейти.

Зачем отчитываться через интернет

Так удобнее

Не нужно переводить бумагу и ехать в налоговую. К тому же на подготовку электронной отчётности часто даётся больше дней.

В бумажном виде принимают не всегда

В некоторых случаях госорганы обязывают бизнес отчитываться в электронной форме. Например, отчёт по НДС и все отчёты от компаний, в которых больше 100 сотрудников, налоговая принимает только в таком виде.

Чтобы правильно оформить отчёт, читайте правила на сайтах конкретных госорганов.

Как подать электронный отчёт

Есть 2 способа подачи:

1

Через личный кабинет конкретного госоргана.

2

Через ЭДО — оператора электронного документооборота.

В бумажном виде документы подписываются от руки, в электронном — электронной подписью, которую придётся купить в обоих случаях.

Личные кабинеты

Отчитываться через личный кабинет — хороший вариант для ИП и небольших компаний, которые подают минимальное количество отчётов.

Завести личный кабинет можно на сайте любого госоргана, но почти для каждой инстанции он будет свой: единого профиля нет. Сдача отчётности через сайт налоговой возможна, если нужно подать сведения в ФНС и Социальный фонд. На сайтах остальных инстанций придётся заводить профиль отдельно.

Регистрация в любом личном кабинете бесплатная — с помощью учётной записи Госуслуг или квалифицированной электронной подписи (КЭП). Но отправлять документы можно только с КЭП.

Для некоторых госорганов придётся купить ещё одну электронную подпись. Например, для ЕГАИС не подойдёт та, которую используете на сайте ФНС.

Кроме того, придется самостоятельно составлять график и следить за календарем отчётности.

За не уплаченный вовремя налог предпринимателям начисляются пени. Помимо этого, ФНС может наложить штраф — 20% от неуплаченной суммы налога.

Операторы электронного документооборота

Операторы ЭДО настраивают документооборот между контрагентами или между компаниями и государством. Такие организации продают программы, благодаря которым возможна сдача отчётности в электронном виде.

В программах отчёты собраны в одном окне — регистрироваться где-то отдельно не нужно, всё можно подписать одной электронной подписью. Как правило, в ЭДО есть ещё шаблоны отчётов, функция проверки ошибок в заполненных формах и календарь бухгалтера — график-напоминалка о сроках сдачи документов.

Такие сервисы электронной отчётности подходят бизнесу, которому приходится сдавать много отчётов. Их цена зависит от количества госорганов, в которые нужно отчитываться (чем их больше, тем выше стоимость), и функций софта. Всех операторов ЭДО государство проверяет и включает в реестр.

Как выбрать программу электронной отчётности

Вот что нужно учесть перед покупкой программы ЭДО, чтобы не пожалеть о вложениях.

Количество направлений отчётности

Определите, в какие госорганы нужно отправлять отчёты. Программа «минимум» — это ФНС и Социальный фонд. В расширенной версии обычно есть Росстат, Росалкогольтабакконтроль и Росприроднадзор. Чем больше направлений, тем дороже программа — не платите за те, которые не нужны.

Коммуникация с госорганами

Данные в отчётах могут вызвать вопросы, и тогда госорган направит письмо с требованием пояснений. Если в программе ЭДО нет функции переписки с инстанциями, вы не увидите требование, не сможете ответить и, вероятно, получите штраф.

Интеграция с системами бухучёта

Интеграция нужна, чтобы формировать отчёт в своей системе бухучёта, а отправлять его через программу ЭДО. Без интеграции составлять отчёт придётся в программе, а это займет больше времени.

Работа онлайн

Программы документооборота могут работать офлайн или онлайн. Офлайн-программы устанавливаются на компьютер и там же хранят данные — работать с документами можно только с одного компьютера. Онлайн-сервисы хранят информацию в облаке — через интернет у вас есть доступ к документам с любого компьютера, ноутбука, планшета или телефона. А у некоторых программ ЭДО есть и мобильные приложения.

Некоторые операторы предлагают онлайн и офлайн-версию одной программы. У обеих есть преимущества — выбирайте ту, которая больше нравится.

Календарь бухгалтера

Календарь напомнит об отчётном периоде. Виды отчётов и периодичность подачи зависят от системы налогообложения. График подстраивается под нужный режим и учитывает госорганы, в которые вы должны сдать отчётность.

Проверка данных

Функция сверки предупредит о том, что введённые данные не сходятся, — защитит от ошибок вроде лишнего нуля в сумме.

Главное

с

Некоторые отчёты, например, отчёт об НДС, можно подать только в электронном виде.

с

Подсчитайте, скольким госорганам предоставляете отчёты. Если их мало, купите квалифицированную электронную подпись и подавайте отчётность через личные кабинеты. Это бесплатно.

с

Если подаёте много отчётов, купите специальную программу (ЭДО). Это стоит денег, но удобно: отчёты во все госорганы собраны в одном окне и встроен календарь бухгалтера. Выплата штрафов обойдётся дороже.

с

Выбирайте оператора ЭДО из государственного реестра.

с

В программе обратите внимание на количество направлений отчётности — не платите за лишние.

с

Ищите программу, в функции которой входит переписка с госорганами, сверка данных и интеграция с системами бухучёта.

с

Продумайте, как будете работать с отчётами: офлайн с одного компьютера или онлайн — с нескольких устройств. От этого тоже будет зависеть выбор оператора ЭДО.