Жизнь после 54-ФЗ. Как работать по закону

С 2017 года в России идёт кассовая реформа — предприниматели подключают онлайн-кассы для расчётов. К 1 июля 2019 года на новые аппараты должен был перейти почти весь бизнес. Рассказываем, как подключить онлайн-кассу с минимальными усилиями и организовать рабочий процесс в соответствии с буквой закона.

Что говорит 54-ФЗ

Всё, что связано с кассами, в России регулирует так называемый «закон об онлайн-кассах» — 54-ФЗ. Он обязывает предпринимателей использовать при расчётах кассовые аппараты (ККТ), которые передают данные в налоговую в режиме реального времени, через интернет.

Информация о продажах, возвратах, открытиях и закрытиях смен уходит оператору фискальных данных, а оттуда — в налоговую. Бизнес становится более прозрачным для государства, а чиновники обещают проводить меньше проверок.

Кто должен работать с кассой

По закону, на новые кассы при расчётах поэтапно переходят все виды бизнеса.

С 1 июля 2019 года пользоваться онлайн-кассами должны все организации на ОСНО, АУСН и УСН, а также — на патенте, у которых есть работники и которые предоставляют услуги. И даже организации, которые выдают займы.

Кто может не применять онлайн-кассу

Определённые виды бизнеса. Например, ККТ не нужна предпринимателям, которые ремонтируют обувь, торгуют газетами или мороженым в киосках.

Ч. 2, ст. 2 54-ФЗ

Самозанятые.

Ч. 2.2 ст. 2 54-ФЗ

Некоторые ИП на патенте — при условии выдачи клиенту документа, подтверждающего расчёты.

С 1 марта 2025 года список видов бизнеса, для которых не нужна касса, вновь сокращается.

Примечание

Виды деятельности, при которых онлайн-касса обязательна:

парикмахерские и косметические услуги;
ремонт и техобслуживание часов;
ремонт компьютеров;
техобслуживание и ремонт транспортных средств;
грузоперевозки и перевозки пассажиров;
ветеринарные услуги;
прокат;
другие виды деятельности, указанные в ч. 2.1 ст. 2 54-ФЗ.

Инструкция: Как подключить кассу

Шаг 1

Подключить интернет

Данные о продажах должны передаваться в налоговую онлайн, поэтому для работы кассы нужен интернет. Подойдёт любой: выделенная линия, вайфай, мобильный интернет — в законе требований нет. Главное, чтобы связь работала стабильно.

Шаг 2

Выбрать онлайн-кассу

Кассы отличаются мощностью, размером и функциональностью. Для курьера и для фастфуда с большим потоком посетителей подходят разные модели — отталкивайтесь от особенностей вашего бизнеса.

Кассу можно купить или взять на время — закон допускает оба варианта. Сбер продаёт и предоставляет во временное пользование смарт-терминалы Эвотор. Если у вас сезонный бизнес или вы только открыли своё дело и не готовы вкладывать сразу много денег, для начала возьмите кассу на время. Если бизнес стабильный и круглогодичный, стоит вложиться в покупку кассы.

Шаг 3

Купить фискальный накопитель

Внутри кассы должен быть установлен фискальный накопитель (ФН) — чип, который собирает и хранит данные обо всех операциях, а также присваивает чекам обязательный уникальный реквизит — фискальный признак. Кассы могут продаваться и вместе с ФН, и отдельно.

Фискальные накопители выпускают сроком:

на 13 или 15 месяцев — они подходят предпринимателям на общей системе налогообложения,
на 36 месяцев — для тех, кто работает на специальных режимах налогообложения.

Для сезонного бизнеса и торговли подакцизными товарами есть ограничения — подробнее о них читайте в статье «Как заменить фискальный накопитель».

Шаг 4

Заключить договор с ОФД

Оператор фискальных данных (ОФД) — это посредник, который собирает и обрабатывает фискальные данные бизнеса и передаёт их ФНС. По закону, работать в качестве ОФД может только компания, получившая разрешение налоговой.

Все предприниматели должны заключить договор с ОФД и передавать информацию в ФНС только через него.

Шаг 5

Зарегистрировать онлайн-кассу и ФН в налоговой

Кассу и фискальный накопитель нужно зарегистрировать в налоговой. Сохраняйте все документы на технику и услуги — они пригодятся, когда будете заполнять заявку на регистрацию.

Чтобы оформить кассу в налоговой, можно прислать документы почтой, прийти в отделение лично или подать заявку онлайн через личный кабинет на сайте ФНС.

Как отчитываться перед госорганами онлайн

Чтобы «общаться» с ФНС онлайн, нужна квалифицированная электронная подпись — КЭП. Это аналог вашей подписи: с её помощью можно заверять электронные документы. КЭП позволяет взаимодействовать с госорганами удалённо: переписываться с налоговой, Федеральной таможенной службой и другими инстанциями, регулярно отправлять отчётность в ФНС, Социальный фонд и Росстат. Чтобы передавать данные во все госорганы через одну программу, нужно установить систему электронного документооборота (ЭДО).

Для дистанционной коммуникации с чиновниками и партнёрами по бизнесу у Сбера есть электронный документооборот, отчётность в госорганы и онлайн-бухгалтерия — так вы сокращаете время на оформление и подачу отчётов, не ошибаетесь в шаблонах и тратите меньше бумаги.

Главное

С 2019 года 54-ФЗ касается почти каждого бизнеса. Чтобы легально торговать или оказывать услуги, нужно подключить онлайн-кассу.

Определите, сколько готовы потратить единовременно: если бизнес стабилен, купите собственную кассу; если только начинаете или работаете сезонно — возьмите ККТ у банка.

Определите, какой фискальный накопитель нужен для бизнеса. Купите ФН и установите в кассу — проще всего взять комплект «касса + фискальный накопитель».

Заключите договор с ОФД — это требование закона. Выбирайте оператора, у которого есть лицензия от налоговой и дополнительные возможности для аналитики бизнеса.

Купите электронную подпись. Это необязательно, но меняет жизнь к лучшему: всё общение с госорганами можно будет перевести в режим онлайн и сэкономить тонну бумаги.

Зарегистрируйте кассу в налоговой. Если у вас есть электронная подпись, это можно сделать онлайн через личный кабинет.

Когда бизнес начнёт расти, присмотритесь к сервисам электронного документооборота и удалённого управления.