Под «бухгалтерским учётом» или «бухгалтерией» часто понимают всю отчётность компании. На самом деле учётов несколько. Вместе с экспертами объясняем главное по теме.
Учёт защитит вас в нужный момент. Есть обязательная часть: бухгалтерский и налоговый учёт. А есть добровольный управленческий: можно вести, можно не вести.
Всё вместе я называю предпринимательским учётом, потому что такой набор даёт владельцу бизнеса полное представление о состоянии компании.
И налоговый, и бухгалтерский учёт обязаны вести все компании, чтобы отчитаться перед государством и показать, что работают законно. Исключение — индивидуальные предприниматели на специальных налоговых режимах. Они могут вести только налоговый и заменять бухгалтерский учёт документарным — просто складывать документы в папку.
Бухгалтерский учёт позволяет описать все хозяйственные операции бизнеса и посчитать прибыль, что особенно важно, если собственников несколько.
ИП на специальных режимах и организации на УСН имеют право (но не обязаны) вести бухучёт в упрощённой форме. Это значит, что бухгалтерская отчётность для них — это два документа: отчёт о финансовых результатах и баланс. Это меньше, чем при работе на ОСНО, где к ним добавится как минимум отчёт о движении денежных средств.
Налоговый учёт помогает рассчитать сумму налога в соответствии с выбранным режимом.
Управленческий (финансовый) учёт полезен самому владельцу бизнеса, чтобы принимать правильные управленческие решения. В отличие от бухгалтерского и налогового, его ведут в свободной форме и включают туда расходы на маркетинг и другие важные для бизнеса статьи, которые часто больше нигде не отражаются.
Можно вообще не внедрять управленческий учёт — каждый предприниматель решает сам. Финмодель, которую описывали в предыдущих разделах, — один из способов вести такой учёт.
С чего начать учёт
Разберитесь с личными финансами. Создайте таблицу в Excel, внесите в неё ваши доходы, включая, например, деньги, которые вам подарили, и расходы. Поймите, как устроен бюджет, — в бизнесе всё точно так же.
Я рекомендую начать учёт расходов компании сразу, хоть в блокноте. К примеру, заплатили юристу за консультацию — внесли в табличку.
И штатный бухгалтер, и специалист на аутсорсе в первую очередь занимаются бухгалтерской и налоговой отчётностью, которую требует государство. Благодаря утверждённым стандартам и развитию IT-технологий, этот функционал уже сильно автоматизирован. Но это не значит, что бухгалтер точно не нужен. Специалист поможет не только вести отчётность, но и разобраться в ней.
Многие думают, что задача бухгалтера — сделать отчёт. Нет, отчёт делается одной кнопкой — «формировать», а вот чтобы до этой кнопки добраться, надо проделать огромный пласт бухгалтерской работы.
База и бухгалтерского, и налогового учёта — ввод в программу учёта и обработка первичной документации. К «первичке» относятся документы, подтверждающие доходы и расходы компании, например:
УПД — новая форма, упрощающая документооборот. Для компаний на ОСНО он заменяет счёт-фактуру и накладную и подходит как для товаров, так и услуг.
В налоговом учёте будут отражаться только операции, важные для режима, который вы применяете. На УСН 6% и патенте — только доходные операции в книге учёта доходов. На ОСНО и УСН 15% — и доходные, и расходные в книге учёта доходов и расходов (КУДиР).
В бухучёте будут отражаться все операции по счетам.
Когда мы заводим первичные документы, правильно настроенная бухгалтерская программа автоматически рождает проводки. По одной операции их может быть несколько. Задача бухгалтера или того, кто его функции выполняет, — следить за тем, чтобы операции отражались в программе корректно, как в бухгалтерском учёте, так и в налоговом.
Решите, какое программное обеспечение будет интегрировано с онлайн-кассой. Подробнее о ведении товароучёта поговорим в следующих шагах.
Если вы обязаны вести бухучёт по закону, работать без неё не получится. Важно, чтобы программа интегрировалась с системой товароучёта. Например, программой товароучёта может быть «1С:Торговля» или «1С:УНФ», а для бухучёта — «1С:Предприятие 8.3».
Для бухучёта мы используем «1С», ещё в штате производства есть бухгалтер.
Законы дают варианты, как вести бухучёт, — учётная политика определяет такие тонкости. Даже если планируете вести учёт самостоятельно, для этой задачи лучше разово привлечь специалиста. Он создаст политику — настроит проводки — и объяснит, как пользоваться программой.
Учётная политика утверждается на каждый год, но если ничего не меняется, можно применять одну и ту же.
Подпись нужна, чтобы вести электронный документооборот:
С 1 июля 2021 года ФНС выпускает её бесплатно, но придётся купить eToken — электронный ключ.
Можно выбрать любого оператора ЭДО — у них примерно одинаковая стоимость обслуживания, но лучше узнать, каким оператором ЭДО пользуются ваши предполагаемые контрагенты, и подключиться к нему, чтобы избежать роуминга. Плату операторы берут в основном за отправку документов — входящие бесплатны.
Документооборот в электронной форме сэкономит деньги и время на курьерскую доставку, бумагу и прочее. Но если партнёры всё ещё работают с бумажными формами, документооборот придётся дублировать: вести и электронный, и бумажный, даже если вы сканируете бумаги. В этом случае систему хранения файлов для ЭДО и бумажных папок лучше делать единой, а контрагентов — уговаривать перейти на ЭДО.
Чтобы заверять документы электронной подписью мог не только собственник или руководитель бизнеса, оформите доверенность и впишите соответствующие реквизиты в формы накладных, актов и ведомостей в графу «Доверенность».
Подгружайте в программу документы, подтверждающие операции: акты, накладные, кассовые чеки, выписки со счетов, данные ОФД (оператора фискальных данных). Так, ИП на УСН 6% может ограничиться только выписками со счёта, чтобы подтвердить доходы, но эксперты рекомендуют вводить в программу документы по всем операциям, чтобы в случае чего в дальнейшем можно было «поднять» эти документы. Например, если контрагент запросит акт сверки.
Вести бухгалтерию самостоятельно странно, потому что это не основная функция бизнеса. Предпринимателю лучше заниматься продажами, клиентами, маркетингом и так далее. А бухгалтерию вести либо с помощью онлайн-сервисов, когда она простая, либо с помощью аутсорс-бухгалтерии.
И только когда бизнес вырастает — появляется большой объём работы и специфика, много сотрудников и кадровых документов, вы перерастаёте тариф аутсорса — можно подумать о собственном бухгалтере. Это актуально для компаний с оборотом от 10 миллионов, у которой 30-40 человек в штате (или до 100, если учёт требует только каких-то простых действий). На старте бизнеса вы скорее вместо бухгалтера возьмёте ещё одного продавца, маркетолога-фрилансера и так далее.
Нанимать бухгалтера в штат дороже, в среднем, на 20%. Кроме того, всегда есть риск, что попадётся не лучший специалист, который будет выдавать использование программ бухучёта за свою работу.
Сервисы онлайн-бухгалтерии могут заменить бухгалтера только для ИП на «упрощёнке» или совсем маленьких компаний с низким либо нерегулярным оборотом. Во всех остальных случаях они дают предпринимателям ощущение, что они понимают, куда движется бизнес, которое редко совпадает с реальностью.
Действительно на некоторых системах налогообложения, особенно для ИП, сервисы работают хорошо. Но для каких-то более сложных случаев — ООО, акционерных обществ, той же УСН 15% — нет. Есть огромное количество нюансов, которые эти сервисы не могут учесть в оперативном режиме. То есть они подразумевают какой-то уровень знаний у самого пользователя, чтобы как-то их корректировать. Для ОСНО вообще нет никакой автоматизации.
Наши эксперты рекомендуют не прибегать к помощи приходящих бухгалтеров, так как зачастую они не несут никакой ответственности за результат своей работы.
Если хотите передать бухгалтерию на аутсорс — выбирайте компанию. Проверить подрядчика можно на основании рекомендаций. Выбирайте бренд, который успел заявить о себе на рынке, у которого настроена система внутреннего контроля качества и оценки персонала.
Общепиту не обойтись без бухгалтера-калькулятора. Это специалист, который рассчитывает себестоимость блюд и напитков. Бухгалтер-калькулятор поможет установить конечную стоимость позиций в меню, составит технологические и калькуляционные карты. Если специалист в штате, он может участвовать в инвентаризациях и контролировать остатки.
Бухгалтерский учёт для нас ведёт компания на аутсорсе, выбирала по рекомендациям — фирму мне посоветовала подруга.
На аутсорсе
Примерно раз в месяц, обычно в первой половине, вы передаёте компании документы по ЭДО или курьером. ИП могут направлять «первичку» и раз в квартал.
У большинства аутсорсинговых компаний прописана ответственность на случай ошибок и штрафов от ФНС и есть страховка профессиональной ответственности, они берегут свою репутацию.
Договаривайтесь о разрешении спорных ситуаций на берегу и закрепляйте в договоре условия. Например, если произошёл технический сбой и отчёт вовремя не ушёл в налоговую, компания возместит штраф или заплатит вам компенсацию в размере стоимости обслуживания за два месяца.
В штате
Никогда не пытайтесь сложить на бухгалтера сразу всю работу с документами — ставьте конкретные задачи.
Бывает, ожидают, что бухгалтер — это и финансовый директор, сделает и казначейство, и посоветует классную схему оптимизации налогообложения и так далее. Так не бывает даже в среднем бизнесе.
Сформулируйте, что вы ожидаете от специалиста, в чём он вам поможет и чем он лучше онлайн- и аутсорс-сервисов. Проблема с кадровым учётом — отпуска, больничные? Нужно искать бухгалтера именно на кадры. Если проблема с учётом НДС — какие-то сделки с ним, какие-то без, нужен бухгалтер, который именно это закроет. Не пытайтесь никогда найти абстрактного бухгалтера, который придёт и сделает всё. Так вы не найдёте никого.
Восстанавливать данные учётов очень сложно и дорого, поэтому позаботьтесь об их сохранности. Не теряйте логин и пароль администратора от личного кабинета в программе учёта: базы данных надёжно шифруют — можете потерять доступ навсегда. Если бухгалтер ведёт учёт в личной системе, ежеквартально создавайте архив.
У каждого типа первичной документации свой срок хранения по закону. Чтобы не разбираться, не выбрасывайте «первичку» в течение пяти лет — так точно не ошибётесь. Отвечать за её сохранность должен собственник или руководитель, а не бухгалтер.
Кадровые документы и личные дела нужно обязательно держать в сейфе.
