Уже шесть лет мы арендуем «Эвотор», последние несколько лет — у Сбербанка.
Всё, что связано с онлайн-кассами, в России регулирует Федеральный закон 54-ФЗ. Он обязывает бизнес при расчётах с физлицами использовать кассовые аппараты, которые в режиме реального времени передают данные в налоговую через интернет. Пекарни и кондитерские — не исключение, и онлайн-кассу установить придётся.
Онлайн-кассы умеют:
Фискальный накопитель присваивает каждому чеку уникальные реквизиты, шифрует информацию и передаёт оператору фискальных данных (ОФД). ОФД получает сведения о продажах, возвратах, открытиях и закрытиях смен и передаёт их в налоговую. Такой порядок придумали, чтобы бизнес был более прозрачным для государства, а чиновники проводили меньше проверок.
Уже шесть лет мы арендуем «Эвотор», последние несколько лет — у Сбербанка.
Онлайн-кассу можно не применять только при работе с юрлицами и ИП, если контрагенты переводят вам деньги сразу на расчётный счёт.
Чем полезны онлайн-кассы:
Онлайн-касса не будет работать без интернета, в зависимости от конфигурации подключаться к сети может по Wi-Fi, сим-карте или с помощью кабеля. В отдалённых районах, где проживает менее 10 000 человек и есть проблемы с интернет-соединением, допустимо использовать кассу в автономном режиме — не передавая данные в ОФД.
Автоматически в автономный режим переходит любая ККТ, когда пропадает интернет. Если сети нет больше 30 дней, касса блокируется. Как только интернет появится снова, ККТ разблокируется, передаст данные ОФД и продолжит работу в обычном режиме.
Есть онлайн-кассы разных типов:
| Тип кассы | Автономные кассы и смарт-терминалы | Фискальные регистраторы |
| Подключение к компьютеру | Необязательно | Обязательно |
| Программное обеспечение | Есть встроенное или устанавливается на саму кассу | Устанавливается и управляется с компьютера или планшета |
| Приём безналичных платежей | Может быть | Нет |
| Скорость печати чеков | От 100 мм/с | До 300 мм/с |
| Автоотрез | Может быть | Есть |
Для общепита есть специализированные кассы — iiko и R-keeper. На них видна работа всей точки: очередь заказов, процесс приготовления блюд на кухне и остатки на складе, которые автоматически списываются при заказе. Система синхронизируется с 1С, визуализирует графики продаж и умеет формировать балансовый отчёт.
Мы интегрировали с онлайн-кассой нашу CRM-систему «Мой склад», по всем вопросам интеграции мы общаемся со Сбером, я просто позвонила специалистам, и они все сделали.
Также существуют облачные онлайн-кассы, но это решение больше подходит интернет-бизнесу.
Если много гостей расплачиваются наличными, купите денежный ящик для хранения.
С 6 августа 2021 года вы обязаны использовать кассу с фискальным накопителем ФН-М. Проверьте, поддерживает ли выбранная вами онлайн-касса такой тип накопителя.
Учитывайте такие критерии:
Онлайн-касса, поддерживающая версию ФФД 1.2, формирует чек с особенными данными. В зависимости от качества товара и работы техники в чеке будет один из следующих символов:
Означает, что проверка в фискальном накопителе и системе маркировки прошла успешно, и потребитель получил оригинальный маркированный товар.
Означает, что хотя бы одну проверку система не провела — например, из-за того, что кассе не удалось связаться с системой маркировки, либо она работает в автономном режиме. Для потребителя это значит, что товар лучше проверить дополнительно самостоятельно.
Означает, что хотя бы одна проверка завершилась неудачно и с товаром точно что-то не так.
Модель онлайн-кассы, которая вам понравилась, должна быть в реестре контрольно-кассовой техники ФНС. Другие аппараты не соответствуют требованиям налоговой, их не получится зарегистрировать. В этом же реестре можно увидеть, поддерживает ли онлайн-касса ФФД 1.2
Онлайн-кассы продаются с фискальным накопителем и без, но работать с ККТ без него нельзя. Накопитель тоже должен входить в реестр подходящих.
Если вы применяете общую систему налогообложения или совмещаете её со специальным режимом, используйте фискальный накопитель на 15 месяцев.
Если работаете на УСН или патенте, нужен накопитель на 36 месяцев.
Кассу можно купить, а можно взять в аренду и ежемесячно платить за сервисное обслуживание.
Если вы продаёте маркированную продукцию, перед покупкой или арендой онлайн-кассы убедитесь в том, что и онлайн-касса, и фискальный накопитель, и ПО на онлайн-кассе поддерживают ФФД 1.2
Как зарегистрировать кассу в налоговой
Можно сделать это самостоятельно через интернет, а можно прийти в налоговую прямо с кассовым аппаратом и заявлением и попросить помощи инспекторов.
Как зарегистрировать кассу онлайн:
Он вам не раз ещё понадобится, лучше сделать это сразу.
Это должна быть усиленная квалифицированная подпись. Её можно оформить в одном из удостоверяющих центров или бесплатно в ФНС.
Выберите любого из списка ФНС — расценки у них примерно одинаковые.
Перейдите во вкладку «Учёт ККТ», выберите «Заполнить параметры заявления вручную» и введите данные.
Сведения о кассе смотрите в паспорте ККТ. Адрес, по которому будет стоять касса, должен быть в справочнике ФИАС. Если его там нет, обратитесь в администрацию своего района.
Если вы заполнили всё правильно, в столбце «РН ККТ» появится номер вашей онлайн-кассы.
На это у вас есть сутки. Заполняйте внимательно, после ввода касса должна выдать чек.
Во вкладке «Учёт контрольно-кассовой техники» откройте «Отчёт о регистрации ККТ». Введите данные из чека: время печати, номер и фискальный признак: «ФП» или «ФПД» и 10 цифр. Нажмите «Подписать и отправить» — сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня после получения регистрационного номера.
Если всё в порядке, появится пометка «ККТ зарегистрирована» и ФНС сформирует карточку регистрации кассы.
Зайдите в личный кабинет на сайте своего ОФД и зарегистрируйте онлайн-кассу там.
Адрес расчёта — один из обязательных реквизитов чека. Если у вас есть и торговая точка, и интернет-магазин, указывайте два адреса: где стоит онлайн-касса и адрес сайта, на котором покупатели оплачивают заказ.
Онлайн-кассы выдают фискальные чеки, на которых напечатан QR-код. Чек содержит информацию об оказанных услугах и товарах — их наименования должны быть такими, чтобы клиент мог понять, за что заплатил.
К примеру, для капучино на миндальном молоке и на кокосовом молоке, для сэндвича с курицей и с лососем должны быть разные позиции в кассе.
Фискальный накопитель нужно менять, и вы сами за это отвечаете. Вот в каких случаях придётся это делать:
Накопитель на 15 месяцев вмещает данные 200 – 220 тысяч документов, на 36 месяцев — 500 тысяч. Уровень заполнения памяти можно отслеживать в сервисном меню кассового аппарата или по номеру чека. Многие смарт-терминалы сами оповещают владельца, что скоро придётся менять фискальный накопитель.
Касса может заблокироваться, если пропал доступ в интернет, смена не закрывалась более 24 часов или сбилось время. Накопитель точно придётся менять, если окислились контакты, произошло короткое замыкание или возникли программные неисправности.
В настройках кассы указывается ИНН компании-владельца, поэтому при передаче онлайн-кассы другому собственнику фискальный накопитель нужно менять и заново регистрировать аппарат в налоговой. Но если онлайн-касса передаётся в филиал компании, менять ФН не нужно: у фирмы единый ИНН.
Одна ошибка при вводе ИНН — и фискальный накопитель можно выбрасывать.
На замену накопителя у вас есть 30 дней. Кассу в течение этого времени можно использовать в автономном режиме, печатать чеки без фискального реквизита и не передавать их в ОФД. Но если не успеете уложиться в срок, придётся платить штраф: ИП — до 3000 рублей, ООО — до 10 000 рублей.
Лучше менять фискальный накопитель до того, как закончится срок его эксплуатации, чтобы сформировать на кассе чеки и провести инкассацию.
Что нужно сделать для замены:
Чеки должны быть сформированы и отправлены оператору (ОФД), количество непереданных фискальных данных должно равняться нулю. Смена должна быть закрыта. Только после этого можно зайти в меню онлайн-кассы и выбрать пункт «Закрыть архив». Кассовая техника сформирует отчёт об операции и распечатает его, а электронную версию направит в ОФД.
Пока документ не ушёл оператору и на экране кассового аппарата не появилось подтверждение отправки, накопитель вынимать нельзя.
Отсек для накопителя может находиться в нижней части аппарата или в отсеке для хранения чековой ленты.
Отключите аппарат от сети электропитания, откройте отсек накопителя, достаньте старый и установите новый ФН, подключите кассовый аппарат к сети.
На кассовом аппарате в меню программы регистрации выберите пункт «Перерегистрация» и синхронизируйте время начала эксплуатации нового ФН с компьютером. Выберите причину перерегистрации «Замена ФН» и сверьте данные. После этого, следуя инструкциям на экране аппарата, сформируйте отчёт «Об изменении параметров фискализации» и распечатайте его.
Перерегистрация кассы в ФНС после замены накопителя обязательна. Это можно сделать онлайн через сайт nalog.ru в разделе «Учёт ККТ» не позднее чем через 1 день после переустановки.
Кликнув на регистрационный номер нужной ККТ, выберите пункт «Перерегистрировать». Введите номер кассы, реквизиты отчётов по закрытию архива и установке устройства, выберите название своего кассового аппарата. Введите заводской номер и отправьте онлайн-заявку на рассмотрение, поставив свою электронную подпись.
Если вы правильно выбрали модель кассового аппарата и предоставили полную информацию по реквизитам и отчётам, в течение 5 рабочих дней налоговая служба пришлёт новую карточку регистрации ККТ в личный кабинет руководителя на сайте ФНС.
Если вы получили электронную карточку о перерегистрации ККТ, кликните на строку «Карточка регистрации получена», а затем нажмите «Завершить перерегистрацию». Если этого не сделать, отчёты о работе онлайн-кассы с новым фискальным накопителем могут не передаваться в ОФД, и вам выпишут штраф, как если бы вы ничего не переустановили.
Если бизнес меняет адрес использования онлайн-кассы или заключает договор с другим ОФД, ККТ можно перерегистрировать в налоговой без замены фискального накопителя. Посмотрите в техпаспорте ФН, сколько раз можно перерегистрировать кассу без замены накопителя.
Старый фискальный накопитель нельзя выбрасывать в течение 5 лет: ФНС может в любой момент потребовать его для проверки.
