Рассказываем, как правильно принимать и хранить продукты, вести товароучёт и какие программы для этого использовать.
Для продовольственных товаров санитарными нормами предусмотрены строгие правила: нужно соблюдать температурный режим, правила товарного соседства и иметь необходимое оборудование: холодильные камеры, контейнеры, стеллажи, ящики и т. д.
Изучите СанПиН . В документе есть точные правила по хранению продуктов: от необходимой тары до температурного режима. Согласно документу, нельзя хранить продукции больше, чем это позволяет количество оборудования — например, холодильников. Хранить и перевозить сырые продукты и полуфабрикаты вместе запрещено — нужно соблюдать товарное соседство.
При продаже продуктов нужно выполнять требования к хранению:
Нельзя принимать и продавать:
Все продовольственные товары нужно хранить с учётом их сроков годности, химических свойств и правильного соседства с другими товарами.
Продукты делятся на две группы:
Товары второй группы поступают в кафе или ресторан в охлаждённом или замороженном виде. Там на них наносят маркировку. Чтобы они не испортились, нужно соблюдать правильный температурный режим и уровень влажности. Для этого необходимо специальное оборудование — холодильные и морозильные камеры.
Для пищевых продуктов установлены строгие требования к температурному режиму — например, фрукты, ягоды и зелень хранят в ящиках при температуре не выше 12°С.
Один и тот же товар может находиться в кафе или ресторане разный срок в зависимости от условий. Например, твёрдые сычужные сыры при температуре воздуха от +2°С до +6°С хранятся до 15 суток, а при температуре от 0°С до +4°С могут сохранять свежесть до 3 месяцев.
Существуют правила хранения для отдельных видов продуктов:
Все правила хранения и санитарные нормы разрабатывает Роспотребнадзор . За их нарушение ИП грозит штраф от 50 до 150 тысяч рублей или запрет на работу в течение трёх месяцев. Для юридических лиц штраф выше — может достигать 500 тысяч рублей.
На все товары должны быть сопроводительные документы — декларация или сертификат о соответствии продукта. В постановлении Правительства РФ от 01.12.2009 № 982 можно уточнить, какой из документов нужен в каждом конкретном случае.
Если в вашем кафе или ресторане продаётся алкоголь, нужно зарегистрироваться в системе ЕГАИС и получить лицензию. Без лицензии можно продавать пиво, сидр и медовуху, но всё равно нужно зарегистрироваться в системе оборота алкоголя.
Оборот продукции животного происхождения фиксируется в системе «Меркурий». Все поставщики продукции также должны быть зарегистрированы в системах контроля.
Товарный учёт — это отражение операций с продукцией: покупка или производство, хранение, реализация, возврат. А также информация:
Предприниматель будет знать дату поступления и реализации товара, полученную выручку. Можно отслеживать движение товарных позиций на всех этапах или просто фиксировать их число.
Благодаря вовремя проведённому учёту, не возникнет дефицита — предприниматель будет знать, сколько товара осталось и по какой цене, какие позиции нужно докупить. В долгосрочной перспективе по данным учёта можно анализировать спрос: какие блюда пользуются популярностью, а от каких нужно отказаться.
При оперативном учёте в реальном времени отслеживается нехватка товаров, их излишки или пересортица. Это сокращает убытки.
Без учёта есть риск воровства. Недостачу можно обнаружить уже после увольнения сотрудника.
Первое, что нужно сделать, — определиться, как вести товароучёт. Если при помощи программы, то выбрать программу и интегрировать её с оборудованием в торговой точке. Многие компании предоставляют демодоступ к своим программам. Стоит познакомиться с интерфейсом и функционалом разных программ и решить, какая лучше всего подходит именно для вашего бизнеса.
Ручной : в тетради или таблице Excel.
Подойдёт для владельцев совсем небольшого бизнеса. Во всех остальных случаях ручной учёт может привести к неразберихе.
В таблицу вносят данные:
Плюсы: данные можно оперативно корректировать.
Минусы: придётся покупать платные шаблоны, таблицу невозможно интегрировать с кассой, сложно вбивать данные вручную при каждом поступлении товара.
Автоматизированный: при помощи товароучётной программы или облачных сервисов.
При подключении облачного решения не нужно иметь свой сервер для хранения данных. Платите провайдеру только за аренду облачного пространства — так можно сэкономить на технике, обслуживании и администрировании программы. Пока люди не так активно переходят на облачные решения. Сервера могут рухнуть, недоброжелатели могут взломать их и передать данные аффилированным лицам, включая налоговую. Риски есть.
Самые популярные программы товароучёта:
Все программы различаются ценой и функционалом. В программах есть пошаговые инструкции по установке и рекомендации по использованию. Но почти все можно установить самостоятельно, не привлекая специалиста. Исключение — 1С.
1С — комплексная экосистема, в которой можно реализовать весь торговый функционал. Но она достаточно сложная, её интеграция потребует усилий отдельного специалиста.
Учёт мы ведём в системе iiko. Там очень удобно смотреть выручку и другие финансовые показатели. Я открываю приложение и смотрю, например, какой был средний чек в каждом месяце. Также там виден рейтинг продаж: какое блюдо популярное, а какое не очень.
В системе iiko можно проводить инвентаризацию и списание продуктов. Это входит в обязанности старшего повара и технолога.
При подключении к системе внесите все данные о торговой точке: ИНН, банковские реквизиты и другие. После этого загрузите товарные номенклатуры — вручную или в полуавтоматическом режиме: настройте импорт из Excel-файла.
Если в магазине есть склад, создайте в программе два слота: для торговой точки и складского помещения. Так все остатки будут фиксироваться в разных ячейках.
Для приёмки и продажи товара понадобится сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД) — планшет с камерой и экраном. Заведения поменьше могут обойтись сканером, заведениям с широкой матрицей нужен терминал. Устройства подключаются к кассе или компьютеру, сканируют штрихкоды и автоматически выгружают данные в систему товароучёта.
Поступление товаров
Когда предприниматель принимает товар, он берёт накладные от поставщика. В них должны быть указаны данные о производителе, поставщике и товаре, закупочная цена, сумма НДС. Удобнее вести учёт по отпускным ценам: получаете товар, делаете торговую наценку и информацию вносите в таблицу или в систему учёта.
Это можно настроить в системе товароучёта: один раз внести процент наценки и в дальнейшем система будет рассчитывать сама.
Когда поступает товар, внесите в систему данные о поставщике и товаре — счёт-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные.
В дальнейшем, если приходит товар номенклатуры, которая уже есть в программе, то она автоматически приплюсуется к остаткам, что облегчает приёмку товара. Если закажете новые позиции, то вручную вбейте номенклатуры.
Можно попросить поставщика предоставлять накладные в электронном виде, так как все системы товароучёта имеют возможность выгрузки из Excel. Система автоматически заполнит накладные, останется только проверить и нажать кнопку «Принять».
Перемещение товаров
После приёмки товара фиксируется его вид, количество и стоимость партии, которая хранится на складе.
Каждый раз при перемещении товара создавайте в программе расходные накладные. В этом случае все остатки будут правильно отображаться в системе.
Продажа и возврат товара
Учитываются все варианты выбытия товара: продажа, порча, кража, списание просроченного товара, возврат поставщику. Продажа товара оформляется чеком. Выручка за смену — в приходно-кассовом ордере.
Остатки
Ежедневно сводятся подсчёты остатков на точке. Когда товаров меньше, чем по документам — это недостача, больше — излишки. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица.
Основной фактор появления излишков — это продажа не того товара и формирование пересортицы. Например, официант случайно пробил салат «Цезарь» с курицей, а покупателю подали «Цезарь» с креветками.
Пересортица может произойти и из-за ошибки во время приёмки товара. Допустим, на точку приехало 10 кг мяса, а в систему случайно вбили 20. Так, по документам мяса оказалось в два раза больше, чем есть на самом деле.
Чтобы избежать пересортицы, недостачи и излишков, нужно периодически проводить инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта.
Без ручного пересчёта невозможно понять, все ли остатки соответствуют документам. Система не может сверить фактическое наличие товара с тем, что числится в программе. Чем чаще будете проводить инвентаризацию, тем меньше вероятность пересортицы и недостачи.
Есть фактическое наличие товара, а есть учёт товаров в программе. Могут быть ошибки как в плюс, так и в минус. Сотрудник продал минеральную воду с газом, а пробил воду без газа. Эта вода была последней, и в программе осталось ноль, а фактически на кухне лежит ещё одна. И если снова попробовать продать эту воду, позиции в программе уйдут в минус. Если заметили, что по программе — ноль, а по факту — один, это знак, что есть пересорт.
В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все бутылки с водой, понять, каких не хватает, и после этого поменять в программе позиции. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты о проведении пересорта.
Нельзя провести пересорт минеральной воды и лаваша. Продукты должны быть из одной товарной группы, похожего веса или стоимости.
При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении и формировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.
Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят приличные штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.
Законодательно ответственности за непроведение инвентаризации нет. Но налоговая инспекция может оштрафовать за недостоверность данных учёта и отчётности. Если неверные данные повлекли за собой неуплату налогов, максимальный штраф — не менее 40 000 рублей.
