Под «бухгалтерским учётом» или «бухгалтерией» часто понимают всю отчётность компании. На самом деле учётов несколько. Вместе с экспертами объясняем главное по теме.
Учёт защитит вас в нужный момент. Есть обязательная часть: бухгалтерский и налоговый учёт. А есть добровольный управленческий: можно вести, можно не вести.
Всё вместе я называю предпринимательским учётом, потому что такой набор даёт владельцу бизнеса полное представление о состоянии компании.
И налоговый, и бухгалтерский учёт обязаны вести все компании, чтобы отчитаться перед государством и показать, что работают законно. Исключение — индивидуальные предприниматели на специальных налоговых режимах. Они могут вести только налоговый и заменять бухгалтерский учёт документарным — просто складывать документы в папку.
Бухгалтерский учёт позволяет описать все хозяйственные операции бизнеса и посчитать прибыль, что особенно важно, если собственников несколько.
ИП на специальных режимах и организации на УСН имеют право (но не обязаны) вести бухучёт в упрощённой форме. Это значит, что бухгалтерская отчётность для них — это два документа: отчёт о финансовых результатах и баланс. Это меньше, чем при работе на ОСНО, где к ним добавится как минимум отчёт о движении денежных средств.
Налоговый учёт помогает рассчитать сумму налога в соответствии с выбранным режимом.
Управленческий (финансовый) учёт полезен самому владельцу бизнеса, чтобы принимать правильные управленческие решения. В отличие от бухгалтерского и налогового, его ведут в свободной форме и включают туда расходы на маркетинг и другие важные для бизнеса статьи, которые часто больше нигде не отражаются.
Можно вообще не внедрять управленческий учёт — каждый предприниматель решает сам. Финмодель, которую описывали в предыдущих разделах, — один из способов вести такой учёт.
С чего начать учёт
Разберитесь с личными финансами. Создайте таблицу в Excel, внесите в неё ваши доходы, включая, например, деньги, которые вам подарили, и расходы. Поймите, как устроен бюджет, — в бизнесе всё точно так же.
Я рекомендую начать учёт расходов компании сразу, хоть в блокноте. К примеру, заплатили юристу за консультацию — внесли в табличку.
И штатный бухгалтер, и специалист на аутсорсе в первую очередь занимаются бухгалтерской и налоговой отчётностью, которую требует государство. Благодаря утверждённым стандартам и развитию IT-технологий этот функционал уже сильно автоматизирован. Но это не значит, что бухгалтер точно не нужен. Специалист поможет не только вести отчётность, но и разобраться в ней.
Многие думают, что задача бухгалтера — сделать отчёт. Нет, отчёт делается одной кнопкой: «Сформировать», а вот чтобы до этой кнопки добраться, надо проделать огромный пласт бухгалтерской работы.
База и бухгалтерского, и налогового учёта — ввод в программу учёта и обработка первичной документации. К «первичке» относятся документы, подтверждающие доходы и расходы компании, например:
УПД — новая форма, упрощающая документооборот. Для компаний на ОСНО он заменяет счёт-фактуру и накладную и подходит как для товаров, так и услуг.
В налоговом учёте будут отражаться только операции, важные для режима, который вы применяете. На УСН 6% и патенте — только доходные операции в книге учёта доходов. На ОСНО и УСН 15% — и доходные, и расходные в книге учёта доходов и расходов (КУДиР).
В бухучёте будут отражаться все операции по счетам.
В основе бухучёта принцип двойной записи: если откуда-то что-то убывает (кредит одного счёта), куда-то что-то прибывает (дебет другого счёта). Что? Актив или обязательство, выраженное в денежной форме. Одна такая запись называется проводкой и подразумевает связку двух счетов: дебет одного и кредит другого.
Когда мы заводим первичные документы, правильно настроенная бухгалтерская программа автоматически рождает проводки. По одной операции их может быть несколько. Задача бухгалтера или того, кто его функции выполняет, — следить за тем, чтобы операции отражались в программе корректно, как в бухгалтерском учёте, так и в налоговом.
Точке фастфуда сложно будет обойтись без бухгалтера-калькулятора — специалиста, который помогает рассчитать фуд-кост, то есть себестоимость блюд, и составить технико-технологические карты.
Общий порядок выстраивания учёта такой:
Определитесь с системой учёта продаж или складской программой.
Решите, какое программное обеспечение будет интегрировано с онлайн-кассой. Подробнее о ведении товарного и складского учёта поговорим в следующих шагах.
Решите, нужна ли вам отдельная программа для бухгалтерского и налогового учёта.
Если вы обязаны вести бухучёт по закону, работать без неё не получится. Важно, чтобы программа интегрировалась с системой товароучёта. Например, программой товароучёта может быть «1С:УНФ», а для бухучёта — «1С:Предприятие 8.3».
Всю бухгалтерию я мониторю через iiko. В самом начале бизнеса мы создали финансовую модель; я знал, сколько денег мы сможем зарабатывать, какими будут себестоимость и зарплаты.
Настройте учётную политику.
Законы дают варианты, как вести бухучёт, — учётная политика определяет такие тонкости. Даже если планируете вести учёт самостоятельно, для этой задачи лучше разово привлечь специалиста. Он создаст политику — настроит проводки - и объяснит, как пользоваться программой.
Учётная политика утверждается на каждый год, но если ничего не меняется, можно применять одну и ту же.
Получите электронную цифровую подпись (ЭЦП).
Подпись нужна, чтобы вести электронный документооборот:
С 1 июля 2021 года ФНС выпускает её бесплатно, но придётся купить eToken — электронный ключ.
Настройте электронный документооборот (ЭДО).
Можно выбрать любого оператора ЭДО — у них примерно одинаковая стоимость обслуживания, но лучше узнать, каким оператором ЭДО пользуются ваши предполагаемые контрагенты, и подключиться к нему, чтобы избежать роуминга. Плату операторы берут в основном за отправку документов — входящие бесплатны.
Документооборот в электронной форме сэкономит деньги и время на курьерскую доставку, бумагу и прочее. Но если партнёры всё ещё работают с бумажными формами, документооборот придётся дублировать: вести и электронный, и бумажный, даже если вы сканируете бумаги. В этом случае систему хранения файлов для ЭДО и бумажных папок лучше делать единой, а контрагентов — уговаривать перейти на ЭДО.
Чтобы заверять документы электронной подписью мог не только собственник или руководитель бизнеса, оформите доверенность и впишите соответствующие реквизиты в формы накладных, актов и ведомостей в графу «Доверенность».
Обрабатывайте «первичку».
Подгружайте в программу документы, подтверждающие операции: акты, накладные, кассовые чеки, выписки со счетов, данные ОФД (оператора фискальных данных). Так, ИП на УСН 6% может ограничиться только выписками со счёта, чтобы подтвердить доходы, но эксперты рекомендуют вводить в программу документы по всем операциям, чтобы в случае чего в дальнейшем можно было «поднять» эти документы. Например, если контрагент запросит акт сверки.
Вести бухгалтерию самостоятельно странно, потому что это не основная функция бизнеса. Предпринимателю лучше заниматься продажами, клиентами, маркетингом и так далее. А бухгалтерию вести либо с помощью онлайн-сервисов, когда она простая, либо с помощью аутсорс-бухгалтерии.
И только когда бизнес вырастает — появляется большой объём работы и специфика, много сотрудников и кадровых документов, вы перерастаете тариф аутсорса — можно подумать о собственном бухгалтере. Это актуально для компаний с оборотом от 10 миллионов, у которой 30-40 человек в штате (или до 100, если учёт требует только каких-то простых действий). На старте бизнеса вы скорее вместо бухгалтера возьмёте ещё одного продавца, маркетолога-фрилансера и так далее.
Нанимать бухгалтера в штат дороже, в среднем, на 20%. Кроме того, всегда есть риск, что попадётся не лучший специалист, который будет выдавать использование программ бухучёта за свою работу.
У нас в команде есть бухгалтер на аутсорсе. Я уверена, что сразу в штат принимать сотрудника не стоит, важно присмотреться к его работе. Ещё лучше выбирать бухгалтера с опытом работы в общепите, особенно если вы работаете как юрлицо.
Сервисы онлайн-бухгалтерии могут заменить бухгалтера только для ИП на «упрощёнке» или совсем маленьких компаний с низким либо нерегулярным оборотом. Во всех остальных случаях они дают предпринимателям ощущение, что они понимают, куда движется бизнес, которое редко совпадает с реальностью.
Действительно на некоторых системах налогообложения, особенно для ИП, сервисы работают хорошо. Но для каких-то более сложных случаев — ООО, акционерных обществ, той же УСН 15% — нет. Есть огромное количество нюансов, которые эти сервисы не могут учесть в оперативном режиме. То есть они подразумевают какой-то уровень знаний у самого пользователя, чтобы как-то их корректировать. Для ОСНО вообще нет никакой автоматизации.
Наши эксперты рекомендуют не прибегать к помощи приходящих бухгалтеров, так как зачастую они не несут никакой ответственности за результат своей работы.
У меня в штате есть бухгалтер, с которым мы работаем уже много лет, и не только в рамках этого проекта. Она ведёт налоговый учёт и всю бухгалтерию. Финансовое планирование остаётся на мне.
Дмитрий Бруев,
владелец фудтрака «В небо»Одно дело — просто подать нулевой отчёт. А другое — отвечать на вопросы налоговой, готовить документы для объяснений. Если бухгалтер на аутсорсе допустит ошибку, будет ли он потом разбираться в ситуации? Я однажды возил в налоговую службу все накладные по нашим продуктам — это действительно очень много документов. И кто-то должен это всё делать: печатать, собирать, подавать, общаться с инспектором. Ещё нужно, чтобы человек был в курсе всех транзакций. Поэтому важен свой проверенный бухгалтер.
Если хотите передать бухгалтерию на аутсорс — выбирайте компанию. Проверить подрядчика можно на основании рекомендаций. Выбирайте бренд, который успел заявить о себе на рынке, у которого настроена система внутреннего контроля качества и оценки персонала.
Общепиту не обойтись без бухгалтера-калькулятора. Это специалист, который рассчитывает себестоимость блюд и напитков. Бухгалтер-калькулятор поможет установить конечную стоимость позиций в меню, составит технологические и калькуляционные карты. Если специалист в штате, он может участвовать в инвентаризациях и контролировать остатки.
Примерно раз в месяц, обычно в первой половине, вы передаёте компании документы по ЭДО или курьером. ИП могут направлять «первичку» и раз в квартал.
У большинства аутсорсинговых компаний прописана ответственность на случай ошибок и штрафов от ФНС и есть страховка профессиональной ответственности, они берегут свою репутацию.
Договаривайтесь о разрешении спорных ситуаций на берегу и закрепляйте в договоре условия. Например, если произошёл технический сбой и отчёт вовремя не ушёл в налоговую, компания возместит штраф или заплатит вам компенсацию в размере стоимости обслуживания за два месяца.
Никогда не пытайтесь на бухгалтера сложить сразу всю работу с документами — ставьте конкретные задачи.
Бывает, что ожидают, что бухгалтер — это и финансовый директор, сделает и казначейство, и посоветует классную схему оптимизации налогообложения и так далее. Так не бывает даже в среднем бизнесе.
Сформулируйте, что вы ожидаете от специалиста, в чём он вам поможет и чем он лучше онлайн- и аутсорс-сервисов. Проблема с кадровым учётом — отпуска, больничные? Нужно искать бухгалтера именно на кадры. Если проблема с учётом НДС — какие-то сделки с ним, какие-то без, нужен бухгалтер, который именно это закроет. Не пытайтесь никогда найти абстрактного бухгалтера, который придёт и сделает всё. Так вы не найдёте никого.
Восстанавливать данные учётов очень сложно и дорого, поэтому позаботьтесь об их сохранности. Не теряйте логин и пароль администратора от личного кабинета в программе учёта: базы данных надёжно шифруют — можете потерять доступ навсегда. Если бухгалтер ведёт учёт в личной системе, ежеквартально создавайте архив.
У каждого типа первичной документации свой срок хранения по закону. Чтобы не разбираться, не выбрасывайте «первичку» в течение пяти лет — так точно не ошибётесь. Отвечать за её сохранность должен собственник или руководитель, а не бухгалтер.
Кадровые документы и личные дела обязательно держать в сейфе.
