Рассказываем, как правильно принимать и хранить продукты, вести товароучёт и какие программы для этого использовать.
Для продовольственных товаров санитарными нормами предусмотрены строгие правила: нужно соблюдать температурный режим, правила товарного соседства и иметь необходимое оборудование: холодильные камеры, контейнеры, стеллажи, ящики и т. д.
Изучите СанПиН. В документе есть точные правила по хранению продуктов: от необходимой тары до температурного режима. Согласно документу, нельзя хранить продукции больше, чем это позволяет количество оборудования, например холодильников. Хранить и перевозить сырые продукты и полуфабрикаты вместе запрещено — нужно соблюдать товарное соседство.
Вы обязаны:
Нельзя принимать и продавать:
Все продовольственные товары нужно хранить с учётом их сроков годности, химических свойств и правильного соседства с другими товарами.
Главное правило хранения продуктов такое: немытые и необработанные продукты не должны храниться внутри корнера. У вас должен быть какой-то мини-склад, который будет находиться не на территории вашего корнера. Всё, что хранится на территории корнера, должно быть помытым, лежать в отдельных боксах и быть готовым к употреблению.
Продукты делятся на две группы:
Товары второй группы поступают в охлаждённом или замороженном виде. Там на них наносят маркировку. Чтобы они не испортились, нужно соблюдать правильный температурный режим и уровень влажности. Для этого необходимо специальное оборудование — холодильные и морозильные камеры.
Маркировка — это проставление даты и времени на продукты, которые хранятся в холодильнике. Например, мы приняли поставку рыбы, обработали её, почистили, разрезали, вакуумировали — и после этого проставили дату и время. Когда рыбу выкладывают на витрину — тоже ставят дату и время. За этим следят очень строго.
Для пищевых продуктов установлены строгие требования к температурному режиму — например, фрукты, ягоды и зелень хранятся в ящиках при температуре не выше 12°С.
Авокадо у нас хранится просто в ящиках. Многое зависит от того, в каком оно состоянии. Если авокадо мягкое, готовое к употреблению, то мы его моем и отправляем на точку. Если оно должно дозреть, то либо кладём в холодильник с температурой +8 °С, либо на склад в тёмное место, чтобы оно дозревало. Можно класть авокадо в крафтовые пакеты, но это не сильно ускорит процесс его дозревания.
Один и тот же товар может храниться разный срок в зависимости от условий. Например, твёрдые сычужные сыры при температуре воздуха от +2°С до +6°С хранятся до 15 суток, а при температуре от 0°С до +4°С могут сохранять свежесть до трёх месяцев.
Существуют правила хранения для отдельных видов продуктов:
Рыба на холодильной витрине должна храниться не больше трёх-четырёх часов. Мы выкладываем определённый объём, зная, когда у нас будет большой поток гостей.
Все правила хранения и санитарные нормы разрабатывает Роспотребнадзор. За их нарушение ИП грозит штраф от 50 до 150 тысяч рублей или запрет на работу в течение трёх месяцев. Для юридических лиц штраф выше — может достигать 500 тысяч рублей.
Очень важно соблюдать правила хранения продуктов на точке фастфуда и на складе. Для каждого продукта разработаны свои нормы хранения от Роспотребнадзора. Их надо изучить.
Мы пытались с самого начала ознакомиться со всеми требованиями Роспотребнадзора, но у нас не получилось до конца всё изучить, поскольку эти правила писались много лет назад непонятно для кого. Мы приглашали технологов, которые нам помогали настроить систему хранения. Сейчас на крупных фуд-кортах, таких как Усачёвский рынок и «Депо», есть свой СанПин-врач, который регулярно проверяет документацию, смотрит маркировки, открывает все холодильники. Но это появилось буквально недавно. Когда мы открывали точку, нам приходилось самостоятельно всё изучать.
На все товары должны быть сопроводительные документы — декларация или сертификат о соответствии продукта. В постановлении Правительства РФ от 01.12.2009 № 982 можно уточнить, какой из документов нужен в каждом конкретном случае.
Если в вашей точке фастфуда продаётся алкоголь, нужно зарегистрироваться в системе ЕГАИС и получить лицензию. Без лицензии можно продавать пиво, сидр и медовуху, но всё равно нужно зарегистрироваться в системе оборота алкоголя.
Оборот продукции животного происхождения фиксируется в системе «Меркурий». Все поставщики продукции также должны быть зарегистрированы в системах контроля.
Товарный учёт — это отражение операций с продукцией: покупка или производство, хранение, реализация, возврат. А также информация:
Для чего вести учёт
Предприниматель будет знать дату поступления и реализации товара, полученную выручку. Можно отслеживать движение товарных позиций на всех этапах или просто фиксировать их число.
Благодаря вовремя проведённому учёту, не возникнет дефицита — предприниматель будет знать, сколько товара осталось и по какой цене, какие позиции нужно докупить. В долгосрочной перспективе по данным учёта можно анализировать спрос: какие товары пользуются популярностью, а от каких нужно отказаться. По количеству возвратов можно понять, какой из поставщиков чаще привозит неликвидный товар.
При оперативном учёте в реальном времени отслеживается нехватка товаров, их излишки или пересортица. Это сокращает убытки.
Без учёта есть риск воровства. Недостачу можно обнаружить уже после увольнения сотрудника.
Первое, что нужно сделать, — определиться, как вести товароучёт. Если при помощи программы, то выбрать программу и интегрировать её с оборудованием на торговой точке. Многие компании предоставляют демодоступ к своим программам. Стоит познакомиться с интерфейсом и функционалом разных программ и решить, какая лучше всего подходит именно для вашего бизнеса.
Ручной: в тетради или таблице Excel.
Подойдёт для владельцев совсем небольшого бизнеса. Во всех остальных случаях ручной учёт может привести к неразберихе.
В таблицу вносят данные:
Плюсы: данные можно оперативно корректировать.
Минусы: придётся покупать платные шаблоны, таблицу невозможно интегрировать с кассой, сложно вбивать данные вручную при каждом поступлении товара.
Автоматизированный: при помощи товароучётной программы или облачных сервисов.
При подключении облачного решения не нужно иметь свой сервер для хранения данных. Платите провайдеру только за аренду облачного пространства — так можно сэкономить на технике, обслуживании и администрировании программы. Пока люди не так активно переходят на облачные решения. Сервера могут рухнуть, недоброжелатели могут взломать их и передать данные аффилированным лицам, включая налоговую. Риски есть.
Самые популярные программы товароучёта:
Все программы различаются ценой и функционалом. В программах есть пошаговые инструкции по установке и рекомендации по использованию. Но почти все можно установить самостоятельно, не привлекая специалиста. Исключение — 1С.
1С — комплексная экосистема, в которой можно реализовать весь торговый функционал. Но она достаточно сложная, её интеграция потребует усилий отдельного специалиста.
Мы используем программу автоматизации и складского учёта заведений Poster POS, где есть касса, можно вести списание продуктов, а также заполнять информацию о поставках.
Мы ежедневно заполняем журнал списания продуктов, а также фотографируем их для отчёта. Инвентаризацию мы проводим раз в месяц.
Есть ключевые продукты на рынке, которые все друг другу советуют — r_keeper и iiko, но они довольно дорогие. Для старта бизнеса и не очень «тяжёлой» концепции, такой как точка фастфуда, они не очень нужны. Функционала там значительно больше, чем вам требуется для старта небольшой точки. Как правило, такие программы выбирают крупные рестораны с посадкой.
Учёт мы ведём через систему iiko. Там очень удобно смотреть выручку и другие финансовые показатели. Я открываю приложение и смотрю, например, какой был средний чек в каждом месяце. Также там виден рейтинг продаж: какое блюдо популярное, а какое не очень.
При подключении к системе внесите все данные о торговой точке: ИНН, банковские реквизиты и другие. После этого загрузите товарные номенклатуры — вручную или в полуавтоматическом режиме: настройте импорт из Excel-файла.
Если у вашей точки фастфуда есть склад, создайте в программе два слота: для торговой точки и складского помещения. Так все остатки будут фиксироваться в разных ячейках.
Для приёмки и продажи товара понадобится сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД) — планшет с камерой и экраном. Заведения поменьше могут обойтись сканером, заведениям с широкой матрицей нужен терминал. Устройства подключаются к кассе или компьютеру, сканируют штрихкоды и автоматически выгружают данные в систему товароучёта.
Этапы учёта
1. Поступление товаров
Когда предприниматель принимает товар, он берёт накладные от поставщика. В них должны быть указаны данные о производителе, поставщике и товаре, закупочная цена, сумма НДС. Удобнее вести учёт по отпускным ценам: получаете товар, делаете торговую наценку и информацию вносите в таблицу или в систему учёта.
Это можно настроить в системе товароучёта: один раз внести процент наценки, и в дальнейшем система будет рассчитывать сама.
Когда поступает товар, внесите в систему данные о поставщике и товаре: счёта-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные.
В дальнейшем, если приходит товар номенклатуры, которая уже есть в программе, она автоматически плюсуется к остаткам, что облегчает приёмку товара. Если закажете новые позиции, то вручную вбейте номенклатуры.
Можно попросить поставщика предоставлять накладные в электронном виде, так как все системы товароучёта имеют возможность выгрузки из Excel. Накладные останется только проверить и нажать кнопку «Принять».
2. Перемещение товаров
После приёмки товара фиксируется его вид, количество и стоимость партии, которая хранится на складе.
Каждый раз при перемещении товара создавайте в программе расходные накладные. В этом случае все остатки будут правильно отображаться в системе.
3. Продажа и возврат товара
Учитываются все варианты выбытия товара: продажа, порча, кража, списание просроченного товара, возврат поставщику. Продажа товара оформляется чеком. Выручка за смену — в приходно-кассовом ордере.
В конце каждого рабочего дня у нас происходит списание продуктов. Сотрудники заполняют журналы списания, присылают информацию в чат, где сидит технолог, который работает у нас на аутсорсе, а также отправляют фотографии витрины — показывают, что они списывают и в каком объёме.
4. Остатки
Ежедневно сводятся подсчёты остатков на точке. Когда товаров меньше, чем по документам — это недостача, больше — излишки. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица.
Основной фактор появления излишков — это продажа не того товара и формирование пересортицы. Например, сотрудник случайно пробил шаурму с курицей, а покупателю отдал с говядиной.
Пересортица может произойти и из-за ошибки во время приёмки товара. Допустим, на точку приехало 10 кг мяса, а в систему случайно вбили 20. Так, по документам мяса оказалось в два раза больше, чем есть на самом деле.
Чтобы избежать пересортицы, недостачи и излишков, нужно периодически проводить инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта.
Без ручного пересчёта невозможно понять, все ли остатки соответствуют документам. Система не может сверить фактическое наличие товара с тем, что числится в программе. Чем чаще будете проводить инвентаризацию, тем меньше вероятность пересортицы и недостачи.
Есть фактическое наличие товара, а есть учёт товаров в программе. Могут быть ошибки как в плюс, так и в минус. Сотрудник продал минеральную воду с газом, а пробил воду без газа. Эта вода была последней, и в программе осталось ноль, а фактически на витрине — лежит ещё одна. И если снова попробовать продать эту воду, позиции в программе уйдут в минус. Если заметили, что по программе — ноль, а по факту — один, это знак, что есть пересорт.
В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все бутылки с водой, понять, каких не хватает, и после этого поменять в программе позиции. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты о проведении пересорта.
Нельзя провести пересорт минеральной воды и лаваша. Продукты должны быть из одной товарной группы, похожего веса или стоимости.
При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении и формировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.
Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят приличные штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.
Законодательно ответственности за непроведение инвентаризации нет. Но налоговая инспекция может оштрафовать за недостоверность данных учёта и отчётности. Если неверные данные повлекли за собой неуплату налогов, максимальный штраф — не менее 40 тысяч рублей.
