Учёт товаров и контроль качества

Рассказываем, как правильно принимать и хранить товары, вести товароучёт и какие программы для этого использовать.

Общие правила хранения товаров на складе и в магазине

Хранение одежды, обуви, игрушек и других детских товаров не требует строгих условий, таких как соблюдение специального температурного режима. Однако и здесь есть некоторые правила. Например, необходимо держать вещи в тёмном помещении, чтобы они не выцвели.

Для хранения вещей используются стеллажи, полки, вешалки. Некоторые товары просто складывают в стопки и кладут на полки или оставляют в коробках.

При продаже детских товаров нужно соблюдать правила:

Одинаково оформлять ценники. Следите, чтобы указанная стоимость соответствовала реальной: по закону о защите прав потребителей покупатель может купить товар по стоимости, указанной на ценнике.
Следить за тем, чтобы в зале присутствовал весь размерный ряд популярных вещей, если речь идёт о магазине одежды и обуви.
Распродавать вещи из прошлых коллекций.

Разные группы товаров требуют определённых условий хранения.

Одежда. Большинство вещей можно хранить в сложенном виде: футболки, майки, трикотажные платья, джинсы и т. д.
Верхняя одежда. К ней относятся куртки, пальто, плащи, костюмы. Она поступает в магазин в подвешенном виде и собственной упаковке и нуждается в наиболее бережном обращении. Такую одежду желательно сразу развесить.

Для хранения вещей на складе влажность воздуха должна быть 50-60%. Вещи должны храниться в индивидуальной упаковке. Мы пока не можем отойти от пластиковой индивидуальной упаковки, потому что при транспортировке светлые вещи могут упасть на грязный пол и испачкаться, у нас были такие случаи.

Кроме этого, складское помещение должно быть закрытым и тёмным. Когда мы хранили вещи в магазине, у нас был стенд напротив окна, и оно было полностью запечатано, потому что свет мог испортить одежду — за две недели на солнце она может выцвести.

Какой-то более сложной специфики хранения детских вещей на складе нет, потому что у нас одежда из натуральных материалов и товар на складе не хранится годами — к концу сезона у нас почти ничего не остаётся.

Мария Зайцева,
владелица компании и детского бренда TWINKLESTORIES

Обувь. Её, как правило, хранят в собственных коробках на специально отведённых стеллажах.
Аксессуары. К ним относятся рюкзаки, ремни, солнечные очки. Каждый аксессуар должен храниться в индивидуальной упаковке, чтобы избежать царапин и других повреждений.
Игрушки. Они делятся на разные категории: мягкие, из пластмассы, из дерева, на батарейках, конструкторы, развивающие игры и т. д. Как правило, игрушки хранят на полках магазина или в коробках на складе.
Если в ассортименте вашего магазина присутствует детская мебель, заранее подготовьте отдельное помещение для её хранения.
Детское питание. Оно делится на два типа:

- питание, которое не требует хранения в холодильнике: смеси для прикорма, пюре в герметичных упаковках, печенье и т. д.;

- молочная продукция, которая требует хранения в холодильнике: творожки, кефир и т. д.

Перед тем как выложить одежду в зале, ей нужно вернуть идеальный товарный вид. Оборудуйте магазин отдельной гладильной комнатой.

Для этого закупите:

утюг,
гладильную доску,
отпариватель — пригодится для верхней одежды и костюмов.

Как правило, вещи приводят в порядок сами продавцы, но можно нанять для этого отдельного сотрудника.

Нельзя принимать и продавать товар:

товар в повреждённой упаковке;
товар с браком;
товар ненадлежащего вида (испачканные, сломанные товары);
товар с истёкшим сроком годности;
товар без сертификатов качества.

Бывает так, что товар привозят в нормальном состоянии, но покупатели или их дети могут случайно его повредить. Например, испачкать вещь или сломать игрушку. Это нужно отслеживать и вовремя убирать из зала испорченные вещи. В противном случае другой посетитель откажется от покупки или вернёт вещь, когда обнаружит изъян дома.

Есть несколько вариантов, как поступить с испорченным товаром.

Отдать в химчистку, если речь идёт о предметах одежды. Этот вариант подойдёт, если пятно на вещи можно отстирать. После того как ей вернут первоначальный вид, вещь можно снова вывесить в зал.
Отдать в ателье. Если на детской куртке расходится молния или отлетела пуговица, профессионалы могут это починить.
Отдать товар в мастерскую, если речь идёт об игрушке на батарейках или товарах для новорождённых и их мам — мобиль, молокоотсос, шезлонг-качалка и т. д.
Если испорченную вещь нельзя отстирать или починить, её нужно списать. Предметы одежды и обувь можно отдать на благотворительность или предложить сотрудникам магазина, у которых есть дети.

Когда брак влияет на функциональность товара — не отстирывается пятно или что-то не так пришито — то такие товары мы просто убираем и не продаём. Но если это мелкий брак, который можно починить, мы его устраняем и снова продаём эту вещь.

Бывают забавные браки. Например, ткань раскроили и фонарик на рукаве получился чуть светлее оттенка, потому что попала другая ткань из новой поставки. В таком случае мы часто объявляем распродажу. Честно говорим покупателям, что это тестовые образцы. Многие спокойно к этому относятся и приобретают такие вещи.

Мария Зайцева,
владелица компании и детского бренда TWINKLESTORIES

Если в изделии минимальный визуальный дефект (скажем, небольшой непрокрас), то такой товар мы можем выставить на продажу со скидкой. Честно говоря, за все годы работы у нас накопилось достаточно много такого товара на складе, и мы не знаем, что с ним делать. У нас есть секретная ссылка на скрытый раздел на сайте, которую мы передаём друзьям и знакомым или предоставляем клиентам по запросу, но этого недостаточно, чтобы распродать всё, что накопилось. Открыто выставлять бракованные изделия в большом количестве тоже не хотим, это может навредить репутации брендов.

Ульяна Колесникова,
соосновательница концептуального магазина для детей и родителей Bunny Hill

Хранение вещей с учётом сезонности

В магазине детских товаров важно обеспечить условия хранения летней и зимней одежды и подготовить для этого помещение. Периодически его нужно переоборудовать: например, зимой в ассортименте обычно больше верхней одежды, которая должна висеть на вешалках.

Как правило, дважды в год магазины одежды устраивают сезонные распродажи. В этот период число продаж увеличивается, соответственно, возрастают скорость и объёмы обработки товаров. Если спрос на вещи со скидкой большой, договоритесь с поставщиками о дополнительных поставках в этот период.

Если у нас остаются вещи с прошлого сезона, что бывает не часто, мы их продаём с большой скидкой. У нас было несколько неудачных моделей, которые продавались не так, как мы запланировали.

Я не вижу ничего страшного в том, что остатки прошлогодней коллекции висят у нас в зале со скидкой. Мы не гонимся за трендами. Детский сегмент вообще не подвержен такому большому количеству трендов как взрослая одежда. Это позволяет нам спокойно всё распродать.

Мария Зайцева,
владелица компании и детского бренда TWINKLESTORIES

Если что-то долго не продаётся — восемь месяцев и более, то такие товары мы можем разместить в разделе Sale или в сезонные распродажи, которые мы проводим несколько раз в год.

Юлия Волкова,
соосновательница концептуального магазина для детей и родителей Bunny Hill

Какие документы нужны

На все товары должны быть документы, подтверждающие качество: сертификаты соответствия или декларации о соответствии. Их должен предоставить поставщик.

Сертификат соответствия понадобится, если вы продаёте одежду первого слоя: нижнее бельё; купальные, чулочно-носочные изделия; топы, футболки, майки, шарфы, головные уборы.
Декларация о соответствии понадобится на всю остальную одежду.
Также для продажи некоторых видов товаров необходимо иметь свидетельство о государственной регистрации. Это касается таких товаров как соски, одноразовые изделия (подгузники, пелёнки), посуда и столовые приборы для детей до трёх лет и т. д.

Учёт товаров

Товарный учёт — это отражение операций с продукцией: покупка или производство, хранение, реализация, возврат. А также информация:

когда товар поступил по накладной от поставщика;
сколько заплатили поставщику;
как перемещали между складами и магазинами;
когда продали на кассе;
какую выручку получили.

Для чего вести учёт

Отслеживать операции с товарами
Предприниматель будет знать дату поступления и реализации товара, полученную выручку. Можно отслеживать движение товарных позиций на всех этапах или просто фиксировать их число.
Планировать закупки
Благодаря вовремя проведённому учёту не возникнет дефицита — предприниматель будет знать, сколько вещей осталось и по какой цене, какие позиции нужно докупить. В долгосрочной перспективе по данным учёта можно анализировать спрос: какие товары пользуются популярностью, а от каких нужно отказаться. По количеству возвратов можно понять, какой из поставщиков чаще всего привозит неликвидный товар, и прекратить сотрудничество.
Сократить недостачи и пересортицу
При оперативном учёте в реальном времени отслеживается нехватка товаров или их излишки. Это сократит убытки.
Минимизировать риск кражи
Без учёта есть риск воровства. Недостачу можно обнаружить уже после увольнения сотрудника.
Увеличить рентабельность бизнеса
Благодаря оптимизации закупок товары не залеживаются на складе. При правильном учёте можно понять, сколько товаров нужно, и снизить затраты на аренду склада. Поставщик привозит товары в нужном объёме, покупатели их разбирают — поставщик получает новый заказ.

Способы ведения товароучёта

Первое, что нужно сделать, — определиться, как вести товароучёт. Если при помощи программы, то выбрать программу и интегрировать её с оборудованием на торговой точке или складе. Многие компании предоставляют демодоступ к своим программам. Стоит познакомиться с интерфейсом и функционалом разных программ и решить, какая лучше всего подходит именно для вашего бизнеса.

Тимофей,
эксперт по товароучёту

Ручной : в тетради или таблице Excel.

Подойдёт для владельцев совсем небольшого бизнеса. Во всех остальных случаях ручной учёт может привести к неразберихе.

Как ни странно, но даже в 21 веке большая часть малого или микробизнеса ведут ручной учёт. Этот метод подходит для магазинов с узкой ассортиментной матрицей и небольшим количеством товарных позиций. Можно обойтись без складской программы и не переплачивать.

Тимофей,
эксперт по товароучёту

В таблицу вносят данные:

характеристики товара: производитель, вес, цена, упаковка;
количество принятого товара;
количество продаж;
остатки каждого вида товара;
данные о возвратах и списанном товаре.

Плюсы: данные можно оперативно корректировать.

Минусы: придётся покупать платные шаблоны, таблицу невозможно интегрировать с кассой, сложно вбивать данные вручную при каждом поступлении товара.

Автоматизированный: при помощи товароучётной программы или облачных сервисов.

Программа складского учёта: устанавливается на компьютер. В ней можно создавать первичные документы, отслеживать остатки, резервировать товар, вести расчёт с покупателями и поставщиками, считать прибыль.
Облачный сервис: имеет функционал складской программы, но не требует установки на компьютер. Предприниматель платит провайдеру за пользование сервисом и может работать с любого устройства, подключённого к интернету.

При подключении облачного решения не нужно иметь свой сервер для хранения данных. Платишь провайдеру только за аренду облачного пространства — так можно сэкономить на технике, обслуживании и администрировании программы. Пока люди не так активно переходят на облачные решения. Сервера могут взломать или рухнуть, недоброжелатели могут передать данные аффилированным лицам, включая налоговую. Риски есть.

Тимофей,
эксперт по товароучёту

Программы для учёта товаров

Самые популярные программы товароучёта:

Мой кассир
iiko
Идеалист
Мой склад
1С
ЕКАМ
Контур.маркет
Litebox
CloudShop
АТОЛ

Мы используем складскую систему «Мой Склад». У нас порядка 50-60 поставщиков, и в этой системе удобно это контролировать. Мы видим, сколько у нас осталось товара, а сколько продалось. Большое количество товара мне сложно контролировать, поэтому учётом остатков занимается отдельный сотрудник.

Светлана Южина,
основательница детского магазина «Птенцы Market»

Все программы различаются ценой и функционалом. В программах есть пошаговые инструкции по установке и рекомендации по использованию. Но почти все можно установить самостоятельно, не привлекая специалиста. Исключение — 1С.

1С — комплексная экосистема, в которой можно реализовать весь торговый функционал. Но она достаточно сложная, её интеграция потребует усилий отдельного специалиста.

Тимофей,
эксперт по товароучёту

Изначально у нас не было учётной системы, все велось в Excel ручным способом. При переходе на новую платформу сайта, учёт товаров вёлся в «1С-Битрикс», но только в части отображения остатков. Данные о наличии были загружены и дальше списывались при формировании заказов клиентов и пополнялись через загрузки данных. Стоит отметить, что «1С-Битрикс» — это CMS, а не учётная система, и довольно часто у нас возникали проблемы с некорректными остатками, пропажами товаров и, наоборот, неизвестно откуда взявшимся их количеством. Обработку заказов кладовщики также вели в «1С-Битрикс». Собирать заказы там было очень неудобно.

Было принято решение переходить на учёт остатков в 1С. Для этого надо было делать много доработок в части каталогизации товаров на сайте и создании карточек. Почти год ушёл на коррекцию процессов. Кроме того, для перехода на 1С нам требовалась техническая модернизация склада. Было закуплено новое оборудование для сотрудников и найден новый руководитель для помощи в переходе на новый формат работы на складе текущих сотрудников — приёмка и сборка со сканерами, регулярные инвентаризации. Для обучения всех сотрудников работе в 1С понадобилось около месяца. В итоге в марте 2021 года закончился процесс перехода на работу всей компании в 1С. Многое продолжает отлаживаться, но все операционные процессы склада и продажи товаров полностью автоматизированы и работают.

Ульяна Колесникова,
соосновательница концептуального магазина для детей и родителей Bunny Hill

Учёт остатков мы ведём в 1С. Это самая удобная программа. Главное — покупать обновления вовремя.

Наталья Назарова,
CEO бренда NaturaPura в России

Подключение к системе

При подключении к системе внесите все данные о торговой точке: ИНН, банковские реквизиты и другие. После этого загрузите товарные номенклатуры — вручную или в полуавтоматическом режиме: настройте импорт из Excel-файла.

Если в магазине есть склад, создайте в программе два слота — для торговой точки и складского помещения. Так все остатки будут фиксироваться в разных ячейках.

Для приёмки и продажи товара понадобится сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД) — планшет с камерой и экраном. Магазины поменьше могут обойтись сканером, магазинам с широкой матрицей нужен терминал. Устройства подключаются к кассе или компьютеру, сканируют штрихкоды и автоматически выгружают данные в систему товароучёта.

Этапы учёта

1. Поступление товаров

Когда предприниматель принимает поставку, он берёт накладные от поставщика. В них должны быть указаны данные о производителе, поставщике и товаре, закупочная цена, сумма НДС. Удобнее вести учёт по отпускным ценам: получаете товар, делаете торговую наценку и информацию вносите в таблицу или в систему учёта.

Это можно настроить в системе товароучёта: один раз внести процент наценки, и в дальнейшем система будет рассчитывать сама.

Когда товар поступает на склад, внесите в систему данные о поставщике и товаре — счёт-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные.

В дальнейшем, если приходит товар номенклатуры, которая уже есть в программе, она автоматически приплюсуется к остаткам, что облегчает приёмку товара. Если закажете новые позиции, вручную вбейте номенклатуры.

Тимофей,
эксперт по товароучёту

Можно попросить поставщика предоставлять накладные в электронном виде, так как все системы товароучёта имеют возможность выгрузки из Excel. Система автоматически заполнит накладные, останется только проверить и нажать кнопку «Принять».

2. Перемещение товаров

После приёмки товар поступает на склад. Ответственное лицо фиксирует вид товара, его количество и стоимость партии, которая хранится на складе.

Каждый раз при перемещении товара создавайте в программе расходные накладные. В этом случае все остатки будут правильно отображаться в системе.

3. Продажа и возврат товара

Учитываются все варианты выбытия товара: продажа, порча, кража, возврат поставщику. Продажа товара оформляется чеком. Выручка за смену — в приходно-кассовом ордере.

4. Остатки

Ежедневно сводятся подсчёты остатков на складе и в торговом зале. Когда товаров меньше, чем по документам — это недостача, больше — излишки. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица.

Основной фактор появления излишков — это продажа не того товара и формирование пересортицы. Например, сотрудник случайно пробил однотонный джемпер, а покупателю продал цветной.

Пересортица может произойти из-за ошибки во время приёмки товара. Допустим, в магазин приехало 10 пар обуви, а в систему случайно вбили 20. Так, по документам оказалось в два раза больше коробок, чем есть на складе.

Инвентаризация

Чтобы избежать пересортицы, недостачи и излишков, нужно периодически проводить инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта.

Все вещи на складе мы сами сортируем вручную. У нас есть контроль качества, мы всё просматриваем, переделываем или убираем, если что-то не так.

Мария Зайцева,
владелица компании и детского бренда TWINKLESTORIES

Без ручного пересчёта невозможно понять, все ли остатки соответствуют документам. Система не может сверить фактическое наличие товара с тем, что числится в программе. Чем чаще будете проводить инвентаризацию, тем меньше вероятность пересортицы и недостачи.

Есть фактическое наличие товара, а есть учёт товаров в программе. Могут быть ошибки как в плюс, так и в минус. Кассир продал цветной джемпер, а пробил однотонный. Этот джемпер был последним, и в программе осталось ноль таких вещей, а фактически на полке — одна. И если ещё раз попробовать продать этот джемпер, позиции в программе уйдут в минус. Если заметили, что по программе — ноль, а по факту — один, это знак, что есть пересорт.

Тимофей,
эксперт по товароучёту

В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все джемперы, понять, каких не хватает, и после этого поменять в программе позиции. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты о проведении пересорта.

Нельзя провести пересорт джемперов и брюк. Товары должны быть из одной товарной группы, похожей стоимости.

Тимофей,
эксперт по товароучёту

При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении и формировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.

Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят приличные штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.

Тимофей,
эксперт по товароучёту

Законодательно ответственности за непроведение инвентаризации нет. Но налоговая инспекция может оштрафовать за недостоверность данных учёта и отчётности. Если неверные данные повлекли за собой неуплату налогов, максимальный штраф — не менее 40 000 рублей.

Главное

Хранение одежды, обуви, игрушек и других детских товаров не требует строгих условий, таких как соблюдение специального температурного режима (исключение — детская молочная продукция). Однако вещи необходимо держать в тёмном помещении, чтобы они не выцвели.
С облюдайте условия и сроки продажи продукции, одинаково оформляйте ценники, утилизируйте просрочку.
Следите, чтобы на все товары были сопроводительные документы: сертификаты соответствия или декларации о соответствии.
Для отражения операций с продукцией ведите учёт товаров.
Выберите подходящий для вашего бизнеса способ ведения товароучёта: ручной или автоматизированный.
Определитесь с программой для товароучёта: они различаются ценой и функционалом.
Изучите основные этапы учёта, чтобы избежать ошибок: поступление товаров, перемещение, продажа и возврат, подсчёт остатков.
Периодически проводите инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта. Это поможет избежать пересортицы, недостачи и излишков.