• Какой бывает премия
• Где разместить информацию о премии
• Основания для выплаты премий сотрудникам
• Как правильно обосновать выплату премий в трудовом договоре
• Как разработать положение о премировании
• Как оформить премию сотруднику и издать приказ
• Как оформить вручение подарка
• Как выплачивать премию при увольнении
• Можно ли лишить сотрудника премии
• Главное

Какой бывает премия

Премии сотрудникам бывают производственные и непроизводственные: первые входят в систему оплаты труда, а вторые — нет.

Производственные премии выплачиваются периодически (раз в месяц, квартал, год), обычно устанавливаются в определённом размере, могут зависеть от каких-то показателей ― например, процента от продаж. Непроизводственные премии выплачиваются разово: за достижения, многолетнюю работу или по особому случаю, например при рождении ребёнка. Это инициатива руководства, основание для выплаты ― приказ руководителя.

Премия, как и оклад, считается доходом сотрудника, поэтому облагается налогом и страховыми взносами.

Где разместить информацию о премии

Работодатель должен отразить премирование одним из способов:

• в трудовом договоре;
• сделать в трудовом договоре отсылку на коллективный договор, где говорится о премировании.

Коллективный договор заключается между работниками и работодателем и регулирует социально-трудовые отношения в организации или у ИП. Его главная задача ― гарантировать социальные и трудовые права и обязанности сторон, сократить объём документооборота и определить вопросы, не урегулированные трудовым законодательством.

• сделать в трудовом договоре отсылку к положению о премировании;
• написать в трудовом договоре, что нужно смотреть коллективный договор, а в коллективном договоре сделать отсылку к положению о премировании.

В большинстве случаев условия и порядок выплаты премий прописывают в трудовом договоре и положении о премировании. По факту выплаты вознаграждения уже издают приказ о премировании.

Основания для выплаты премий сотрудникам

• По трудовому договору. По ст. 191 ТК РФ работодатель может поощрить сотрудников, добросовестно выполняющих свои обязанности: объявить благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почётной грамотой или представить к званию лучшего по профессии.
• По коллективному трудовому договору и локальным нормативным актам. Другие виды поощрений работников за труд определяются и закрепляются в указанных выше документах. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.
• По договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Для таких сотрудников выплата премий не предусмотрена. В этом случае использовать слово «премия» рискованно, потому что договор может быть переквалифицирован в трудовой. При желании поощрить сотрудника можно, увеличив сумму стоимости работ в договоре.

Основанием для начисления производственной премии будут:

• данные бухгалтерской и статистической отчётности;
• данные оперативного учёта, утверждаемые соответствующим должностным лицом ― по показателям, по которым такая отчётность не предусмотрена.
  
  

Получат премию те работники, которым должны её начислить согласно действующему внутреннему акту о премировании.

Можно использовать CRM-систему — она покажет эффективность каждого сотрудника и то, сколько денег принесла вам работа каждого из них. Это позволит сделать выводы о работе сотрудников.

Основанием для начисления непроизводственной премии будут:

• конкретные трудовые достижения отдельного сотрудника,
• повод, к которому приурочена выдача премии.

Писать обоснование будет непосредственный руководитель, после чего он должен составить служебную записку на начисление премии и передать её работодателю.

Как правильно обосновать выплату премий в трудовом договоре

Если вы заключаете с сотрудником трудовой договор, то, согласно 57 ст. ТК РФ, в него нужно включить всю информацию об оплате, включая надбавки и поощрительные выплаты.

Правильно обосновать выплаты в трудовом договоре можно так:

• Указать премию в трудовом договоре. Этот вариант лишает возможности вносить изменения и используется редко. Кроме того, если премия есть в трудовом договоре, работодатель не имеет права её не выплатить.
• Прописать в трудовом договоре, что премии выплачиваются в соответствии с коллективным договором. В этот договор внести изменения ещё сложнее.
• Разработать положение о премировании. Документ подписывается одним лицом и не является двусторонним, но в трудовом договоре обязательно должна быть ссылка на положение.

Как разработать положение о премировании

Система премирования должна быть понятной для сотрудников: когда, за что и в каком размере они получат премию. Показатели и условия премирования, размер премии, периодичность выплат и прочие вопросы необходимо прописывать в положении о премировании.

Положение о премировании распространяется на всех сотрудников. В одной компании таких документов может быть несколько: например для разных филиалов.

Что нужно указывать в положении:

• общую информацию: кто имеет право на получение премии, правила распределения и др.;
• источники премирования: если премии выплачиваются за счёт средств специального назначения или целевых поступлений, согласно п. 22 ст. 270 НК РФ;
• показатели премирования;
• круг премируемых лиц;
• периодичность премирования (ежемесячные, ежеквартальные и др.);
• сумма премии или процент;
• условия снижения и невыплаты премии.

Как оформить премию сотруднику и издать приказ

В компании самостоятельно определяют, как контролировать, что сотрудник выполняет условия для получения премии. Это может быть ежемесячный или ежегодный отчёт о продажах, служебная записка или размер выручки за период.

Когда в компании несколько структурных подразделений, показатели для премирования могут контролировать начальники отделов. Они отправляют руководителю документы с обоснованием. Далее работодатель издаёт приказ о выплате премии сотруднику.

Пример заполненной служебной записки для обоснования премии

Приказ руководителя оформляют по унифицированным формам, утверждённым Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: форма Т-11 или форма Т-11А (для премирования группы работников). Можно разработать свою.

Пример индивидуального заполненного приказа о премировании по форме Т-11

Пример коллективного заполненного приказа о премировании по форме Т-11а

На основании приказа вносят запись в личную карточку работника [форма Т-2 или форма Т-2ГС (МС)] и его трудовую книжку.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы Т-11 реквизита «в сумме ______ руб. _____ коп».

При заполнении формы Т-11 указывают Ф. И. О., структурное подразделение и вид поощрения: благодарность, премия, ценный подарок, и т. д.

Как оформить вручение подарка

Если вы хотите поощрить сотрудника не деньгами, а каким-то подарком, нужно оформлять приказ руководителя или ИП. В качестве подарка могут выступать абсолютно разные вещи: от техники до мерча компании ― вещей с символикой бренда.

Если стоимость подарка превышает 3000 рублей, нужно оформлять дарение письменным договором, согласно ст. 574 ГК РФ. Соглашение оформляют как многостороннее, если сотрудников много (ст. 154 ГК РФ). Также придётся сформировать ведомость на передачу подарков, чтобы работники ставили подпись при получении презента. В большинстве случаев арбитражной практики за подарок принимается вещь, но в некоторых случаях налоговая может посчитать презентом и деньги. К этому нужно быть готовыми.

Как выплачивать премию при увольнении

Если премия является частью оплаты труда, т. е. производственной, работодатель должен выплатить её уволившемуся сотруднику в последний день, когда и положено произвести все расчёты, согласно ст. 140 ТК РФ.

Обязательные условия для выплаты премии уволенным сотрудникам:

• сотрудник действительно отработал период, за который начислена премия;
• выполнил необходимые условия для получения премии (достиг показателей), предусмотренные в акте о премировании.

Важно, чтобы в акте о премировании отсутствовало условие о неначислении премии тем сотрудникам, которые увольняются до окончания периода премирования. По мнению большинства судов, оно дискриминирует работника. Однако в ряде исключений некоторые суды не видят нарушения в том, что премию начисляют только тем, кто остаётся работать в компании (апелляционное определение Пермского краевого суда от 18.11.2013 № 33-10685/2013).