• Что такое НДФЛ
• Ставки НДФЛ
• Когда платят НДФЛ
• Как рассчитать налоговую базу
• Как рассчитать НДФЛ
• Как платить НДФЛ
• Штрафы
• Что делать, если обнаружили ошибку
• Главное

Что такое НДФЛ

НДФЛ — это налог, который платят физлица с доходов. Если человек работает по трудовому или гражданско-правовому договору, его работодатель выступает налоговым агентом: НДФЛ за сотрудника удерживает и перечисляет он. Зарплату сотрудник получает уже за вычетом налога.

Ставки НДФЛ

Размер ставки НДФЛ зависит от трёх факторов:

• статуса сотрудника: является ли он налоговым резидентом России,
• вида дохода,
• суммы годового дохода.

НДФЛ для резидентов

Налоговые резиденты — это физлица, которые находятся на территории России не менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд. Гражданство и место работы сотрудника не имеют значения.

НДФЛ для нерезидентов

Стандартная ставка НДФЛ для нерезидентов — 30 % с доходов, но в некоторых случаях применяется пониженная ставка.

Когда платят НДФЛ

Уплатить НДФЛ нужно:

• за период с 1 по 22 число месяца — до 28 числа текущего месяца;
• за период с 23 по последнее число месяца — до 5 числа следующего месяца.

Если срок уплаты налога выпадает на выходной, праздничный или нерабочий день, перечислить НДФЛ нужно в следующий за ним рабочий день.

Как рассчитать налоговую базу

Чтобы правильно рассчитать НДФЛ, учитывайте три даты:

• когда возник доход,
• когда нужно удержать НДФЛ,
• срок уплаты НДФЛ.

Дата возникновения дохода зависит от вида выплаты.

День, когда нужно удержать НДФЛ с зарплаты, зависит от того, как её выплатили.

НДФЛ выплачивается в целых суммах: суммы с копейками округляют до целых чисел.

Если удержать налог из дохода невозможно (например, если зарплата выдавалась в натуральной форме или дохода возник в виде материальной выгоды в виде вручения подарка дороже 4000 рублей), предприниматель обязан уведомить об этом налоговую. Сделать это нужно не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим годом. То есть за 2023 год — до 25 февраля 2024 года.

Как рассчитать НДФЛ

1. Рассчитайте налоговую базу — на каждую дату получения дохода нарастающим итогом с начала года.

Нарастающий итог — это сумма показателей текущего периода и прошедших.

В налоговую базу включают зарплату, премии, выплаты по договорам ГПХ.

2. Узнайте о налоговых вычетах сотрудника: если сотрудник их получал, уменьшите сумму его дохода на сумму вычетов, которые он получил с начала года.

3. Рассчитайте годовой налог по формуле:

НДФЛ с начала года = (Налоговая база с начала года - Вычеты с начала года) х Ставка НДФЛ

4. Рассчитайте налог, который нужно удержать на дату выплаты дохода сотрудника по формуле:

НДФЛ на дату выплаты дохода = НДФЛ, исчисленный с начала года - НДФЛ, исчисленный к дате выплаты дохода

Как платить НДФЛ

С 2023 года перед уплатой налога нужно подготовить уведомление. С 1 января 2024 года предприниматели должны подавать уведомления об исчисленных суммах дважды в месяц: за период с 1 по 22 число текущего месяца ― до 25-го числа текущего месяца, за период с 23 числа по последнее число месяца ― не позднее 3 числа следующего месяца. Без уведомления налоговая не отметит налог как оплаченный и будет начислять пени.

Для уплаты налога на доходы с 2023 года применяется новая форма 6-НДФЛ.

Если физлиц, которым вы платили, меньше 10, расчёт можно подать как в электронном, так и бумажном виде. Если физлиц 10 и больше, заполнять 6-НДФЛ можно только в электронном формате: подписать квалифицированной электронной подписью и направить в налоговую через личный кабинет на сайте налоговой или по ЭДО.

Если необходимо — подайте нулевую декларацию

• Если за время работы бизнеса вы не перечисляли деньги физлицам, то подавать нулевую декларацию 6-НДФЛ не нужно.
• Если в текущем году перечислений физлицам не было, но в предыдущие периоды вы платили НДФЛ, налоговая будет ждать от вас отчёт. За непредставление ФНС может заблокировать счёт, поэтому нулевую декларацию 6-НДФЛ стоит сдать.

Деньги с единого налогового счёта спишутся 28-го числа этого же месяца за период с 1 по 22 число и 5 числа следующего месяца — за период с 23-го по последний день месяца.

Штрафы

Если вы не удержите или не перечислите налог за физлиц, налоговая вас оштрафует, взыщет сумму неуплаченного НДФЛ и начислит пени:

• штраф 20% от суммы неуплаченного налога,
• штраф 40%, если налоговая посчитает, что вы действовали умышленно.

За ошибки в декларации и пропуск срока её подачи тоже есть штрафы:

• за ошибки в заполнении 6-НДФЛ — 500 рублей за каждую поданную декларацию,
• за нарушение формы подачи декларации — 200 рублей за каждую поданную декларацию,
• за нарушение даты подачи декларации — 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки. Если опоздать более чем на 20 рабочих дней, налоговая может заблокировать ваши расчётные счета.

Избежать штрафа за занижение размера НДФЛ можно. Для этого:

1. уплатите недостающую часть налога и пени,
2. подайте уточнённную декларацию 6-НДФЛ. Сделать это нужно раньше, чем налоговая уведомит вас об ошибке или решит провести выездную проверку.

Что делать, если обнаружили ошибку

Разберём три случая, которые могут произойти с каждым работодателем, и расскажем, как исправить ошибки.