Какие выплаты положены в командировке

Суммы и порядок выплат сотруднику в командировке прописывают в договорах (коллективном или трудовом) и локальном нормативном акте (ЛНА). ЛНА оформляют в виде положений, инструкций или правил.

Сотруднику выплачивают:

• зарплату за дни в командировке,
• суточные,
• аванс на командировочные расходы (при необходимости).

Расчёт зарплаты за дни в командировке

За дни, которые сотрудник проводит в командировке, работодатель выплачивает ему зарплату. Она рассчитывается по формуле:

Для расчёта зарплаты в командировке, как и для отпускных, учитывают рабочие дни, а не календарные. В отработанные за 12 месяцев дни не включают:

• больничные,
• отпуска,
• другие командировки,
• время простоя и пр.

В заработок за 12 месяцев входят все выплаты сотруднику (в том числе премии), кроме:

• больничных,
• отпускных,
• материальной помощи,
• прочих социальных выплат.

9651 рубль — это сумма до вычета НДФЛ.

Как вычесть страховые взносы и НДФЛ

От суммы 9651 рубль надо рассчитать взносы на травматизм и профзаболевания и на обязательное страхование (ОПС, ОМС и ВНиМ). Их перечисляют в Социальный фонд России (СФР). Ставки, формулу и пример расчёта взносов для малого бизнеса можно найти в статье.

Чтобы понять, сколько нужно выплатить Вавилову на руки, рассчитаем НДФЛ по ставке 13%, так как его годовой доход не превышает 2,4 млн рублей.

Один день в командировке может «стоить» меньше невыездного рабочего дня. Чтобы не ущемлять интересы сотрудника, работодатель может доплатить ему до фактического заработка (если это прописано в коллективном или трудовом договорах и локальном нормативном акте). На эту доплату можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.

Расчёт суточных

За каждый день в командировке, а также за дни в пути, сотруднику выплачивают суточные. Выплата суточных освобождена от НДФЛ и страховых взносов, если в компании они установлены в рамках нормативов:

● 700 рублей — за день в командировке по РФ,

● 3500 рублей — за день в командировке за пределами РФ.

Закон не запрещает работодателю устанавливать размер суточных выше или ниже нормативов. Всё, что выше, будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Чтобы избежать лишних расчётов, организации чаще всего начисляют суточные по нормативам.

Командировочные расходы

К командировочным расходам относятся:

• Билеты.
• Аренда жилья.
• Поездки на такси или общественном транспорте в командировке.
• Виза, если она нужна для заграничной поездки.
• Добровольное страхование.
• Аренда транспорта.
• Платные мероприятия для служебных целей (семинары, конференции и пр.),
• Покупка продукции для компании и пр.

Аванс на командировочные

Его можно выдать сотруднику, чтобы он сам оплатил билеты, гостиницу и другие расходы. После поездки он должен подтвердить траты чеками, квитанциями, билетами, договорами аренды, посадочными талонами, платёжными документами и пр. Эти документы сдают в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом в течение 3 рабочих дней после поездки.

Без первичных документов, которые подтверждают траты сотрудника, включить выданный аванс в расходы компании невозможно.

• На самолёт и поезд нужно распечатать электронные билеты. После перелёта сотрудник обязан предъявить посадочный талон. Если он потерял талон — взять справку в авиакомпании.
• На каршеринг нужны договор и чек, на гостиницу — счёт за проживание и чек.
• Если сотрудник перемещался на личном авто, подойдут путевой лист и служебная записка, чеки на бензин.

Питание в служебной поездке командированный организует сам. Он может тратить на это суточные. В законодательстве нет норм, которые обязывают бизнес платить за питание или дают возможность отразить такие выплаты в расходах компании.

Нельзя включить в командировочные и сервис отеля за отдельную плату, например товары из мини-бара или посещение бассейна. Такое сотрудник оплачивает сам.

Как обойтись без аванса

• Оплатить билеты и проживание в гостинице можно заранее, например по безналичному расчёту. Тогда аванс не потребуется. Подтверждающие документы в этом случае можно получить по системе электронного документооборота (ЭДО).
• Ещё один способ обойтись без аванса — выдать сотруднику бизнес-карту Сбера. По ней он сможет оплачивать командировочные расходы напрямую с расчётного счёта. Документом, подтверждающим операцию по карте, будет электронный счёт-фактура (ЭСФ). Его можно получить в личном кабинете интернет-банка СберБизнес.

Как учесть дополнительные расходы и суточные в налогах

Если дополнительные расходы подтверждены документами, их вместе с суточными включают в общие расходы компании. И те, и другие уменьшают налоговую базу при расчёте налога на прибыль.

Если компания на общей системе налогообложения (ОСН) — она ещё может принять к вычету сумму НДС:

• у электронного билета без счёта-фактуры,
• у сервисного сбора за оформление билета со счётом-фактурой.

Расчёты в нестандартных ситуациях

• Если сотрудник отправился в служебную поездку в свой первый рабочий день в компании, то зарплату за дни в командировке считают так: (Оклад по договору / Количество рабочих дней в текущем месяце) х Дни в командировке.
• Если сотрудник отработал в компании меньше 12 месяцев, то заработок рассчитывают за фактически отработанное время. Это могут быть и 4, и 6, и 10 месяцев. Делят его на также на фактически отработанные дни: (Заработок за фактически отработанное время / Фактически отработанные дни) х Дни в командировке.
• Если командировка совпала с выходными днями, их оплачивают не менее чем в двойном размере или предоставляют за них отгулы. Но только в том случае, если сотрудник действительно работал, а не отдыхал или добирался до места командировки.
• Если командировка длится 1 день, сотруднику не положены суточные.
• Если сотрудник работает удалённо, работодатель компенсирует ему расходы на командировку так же, как и обычному работнику.
• Командировкой будет считаться поездка сотрудника к работодателю, если его офис расположен в другом городе. В этом случае выплаты рассчитывают по стандартной схеме.

Главное

🚄 Если сотрудник едет в командировку, ему выплачивают: зарплату за дни в командировке, суточные, аванс на командировочные расходы (при необходимости).

💰 Зарплата за дни в командировке рассчитывается по формуле: (Заработок за 12 месяцев / Отработанные за 12 месяцев дни) х Дни в командировке. Из полученной суммы нужно вычесть и уплатить НДФЛ, остальное перечислить сотруднику. За дни в командировке нужно рассчитать и перечислить в СФР страховые взносы.

💳 Сотрудник получает зарплату в командировке и за дни, потраченные на дорогу. За каждый день в командировке, а также за дни в пути, сотруднику выплачивают суточные. По закону норматив — 700 рублей за день в командировке по РФ.

🧮 Командировочные расходы (на билеты, гостиницу и пр.) сотрудник может оплатить бизнес-картой Сбера. Также ему можно выдать на них аванс. После командировки он должен сдать в бухгалтерию отчёт о расходовании аванса и подтвердить траты документами.

💡 Зарплату за дни в командировке сотруднику выплачивают в день основной зарплаты — после поездки, суточные и аванс на командировочные расходы — до поездки.

Автор: Екатерина