УРОКИ БИЗНЕСА

  8 МИН

Дата обновления: 22 января 2025

Как работать с сотрудником, живущим за границей

Разобрались, как компаниям платить зарплату, налоги и страховые взносы за сотрудника, работающего за рубежом.

Что изменить в трудовом договоре

Если сотрудник работал из офиса, переведите его на дистанционную работу. Для этого подпишите с работником допсоглашение и издайте приказ.

Что написать в дополнительном соглашении:

  • дату, с которой сотрудник начинает работать удалённо,
  • какое место работы согласовано для сотрудника,
  • как сотрудник и работодатель будут обмениваться документами,
  • как компания будет контролировать работу сотрудника,
  • положена ли сотруднику компенсация, если ему придётся тратить собственные средства на технику для работы.

Расторгнуть с сотрудником трудовой договор и начать работать с ним по договору ГПХ нельзя — по закону должно пройти минимум 2 года с момента увольнения.

Как пересылать вознаграждение за границу

Карты Visa и Mastercard, выданные в России, не работают за границей, а карту МИР получится использовать не во всех странах.

Как переводить оплаты сотруднику:

На карту зарубежного банка

Работодатель — ИП может переводить вознаграждение на иностранный счёт сотрудника как физическое лицо. Для этого нужно, чтобы работник был валютным резидентом РФ — гражданином России или имел вид на жительство в России. Ваш банк не должен находиться под санкциями, иначе проводить оплаты не получится.

Через сервисы международных переводов

Сейчас в России доступны несколько сервисов, например, Юнистрим и «Золотая корона». Проверьте, доступен ли перевод в конкретную страну, на сайте выбранного сервиса.

Через сервисы для расчётов с фрилансерами

Выбрать можно Solar Staff, Easy Staff, Рокет Ворк. С помощью таких сервисов можно проводить оплаты сотрудникам, работающим по ГПХ.

Как платить НДФЛ

Работодатель является налоговым агентом сотрудника и платит за него налог на доходы физических лиц — НДФЛ.

С 2025 года НДФЛ за сотрудников — налоговых резидентов платят по пятиступенчатой шкале:

● с доходов до 2,4 млн рублей за год — по ставке 13%;
● с доходов от 2,4 млн до 5 млн рублей — по ставке 15%;
● с доходов от 5 млн до 20 млн рублей — по ставке 18%;
● с доходов от 20 млн рублей до 50 млн рублей — по ставке 20%;
● с доходов свыше 50 млн рублей — по ставке 22%.

Повышенные ставки применяются не ко всему доходу, а только к сумме превышения указанных лимитов.

Если налоговый нерезидент является сотрудником российского работодателя или исполнителем по договору ГПХ, и в договоре установлен дистанционный формат работы, то НДФЛ тоже будет взиматься по ставкам от 13 до 22%.

За нерезидентов, для которых дистанционный формат работы не закреплён в договоре, работодатели в большинстве случаев должны платить НДФЛ 30%.

Как платить страховые взносы

На правила расчётов страховых взносов влияют гражданство сотрудника и вид договора.

Гражданство работника

Пока сотрудник остаётся гражданином РФ, работодатель должен отчислять все страховые взносы: пенсионные, медицинские, оплату больничных и страхование от несчастных случаев на производстве.

Иностранным гражданам и лицам без гражданства, которые временно проживают на территории России, положены такие же отчисления.

Иностранцам, живущим за пределами России, оплачивать придётся только страхование от несчастных случаев на производстве.

Вид договора

Работникам, оформленным по трудовому договору, положены все виды страховых взносов.

За работников, оформленных по договорам ГПХ, придётся начислять только пенсионные и медицинские страховые взносы.

Даже если сотрудник перестанет быть резидентом РФ, но останется гражданином, работодатель должен платить за него страховые взносы.

Как подписывать документы с удалённым сотрудником

Есть разные способы, чтобы обмениваться важными документами с сотрудником, работающим за границей:

По почте или с помощью экспресс-доставки

Даже если все документы вы подписываете в электронном виде, сотрудник вправе запросить у вас бумажную версию трудового договора и допсоглашений нему. Направить документы сотруднику работодатель должен в течение 3 дней после получения запроса.

По электронной почте

По электронной почте можно обмениваться скан-копиями документов, если это предусмотрено трудовым договором или внутренним актом, например положением о кадровой политике компании.

Через электронный документооборот

Оформить электронную подпись (ЭП) сотрудника должен работодатель. Получить её сотрудник может только лично в России, сделать это после его отъезда не получится.

Через специальные сервисы

Воспользоваться можно, например, сервисами LightDoc, Nopaper. С их помощью можно создать неквалифицированную электронную подпись (НЭП), действующую внутри компании. Чтобы оформить такую подпись, заключите с сотрудником допсоглашение о её использовании.

Главное

  1. Перед переездом сотрудника подпишите с ним допсоглашение: укажите порядок оплат и обмена документами, зафиксируйте новое место работы.
  2. Выберите способ оплаты — можно переводить деньги на карту зарубежного банка, пользоваться сервисами международных переводов или сервисами для оплат фрилансерам.
  3. С 2025 года за сотрудников — налоговых резидентов нужно платить НДФЛ по пятиступенчатой шкале — от 13 до 22%, в зависимости от размера годового дохода. По тем же ставкам — за налоговых нерезидентов, для которых в договоре закреплён дистанционный формат работы. В других случаях за нерезидентов нужно платить по ставке 30%.
  4. За сотрудников нужно платить страховые взносы, пока они остаются гражданами РФ. Статус резидентства не имеет значения при расчёте взносов.
  5. Заранее подумайте, как будете обмениваться документами с сотрудником. Для электронного документооборота работнику нужно получить электронную подпись в России.

Автор: Полина