• Что такое накладная
• Товарная накладная
• Транспортная накладная
• Товарно-транспортная накладная
• Накладная на внутреннее перемещение
• Накладная на перемещение товара на сторону

Что такое накладная

Накладная — это сопроводительный документ, который продавец передаёт покупателю вместе с товаром. Юрлица и ИП выписывают его в обязательном порядке, так как он подтверждает совершение сделки.

Также накладная — это первичный учётный документ, который проводят в налоговом и бухгалтерском учёте. Бумажные накладные хранятся в бухгалтерии не менее 5 лет.

Виды накладных:

• товарная,
• транспортная,
• товарно-транспортная,
• накладная на внутреннее перемещение,
• накладная на перемещение товара на сторону.

Продавец может выписывать накладные по типовым формам, а может устанавливать свои, закрепив их в учётной политике. Исключение — товарно-транспортная накладная на алкоголь.

Накладные можно отправить в системе электронного документооборота ЭДО — продавец создаёт электронную накладную в одном экземпляре, заполняет свою часть и пересылает покупателю. Покупатель вносит данные в другую часть накладной. Чтобы провести сделку, у каждого из них должны быть усиленные квалифицированные подписи (УКЭП).

Товарная накладная

Самый распространённый вид накладных. Товарная накладная фиксирует переход груза в собственность покупателя и, если выбран бумажный формат, составляется в двух экземплярах. Она важна для налогового и бухгалтерского учёта.

В налоговом учёте:

• служит основанием для вычета НДС (в паре со счётом-фактурой) — на общей системе налогообложения (ОСН),
• подтверждает расходы на товар для налоговой — на ОСН или упрощённой системе налогообложения (УСН) «Доходы минус расходы».

В бухгалтерском учёте:

• приходует товар у покупателя,
• списывает товар у продавца.

ТОРГ-12 — типовая форма товарной накладной, которую рекомендует налоговая. Собственные шаблоны обычно составляют на её основе. В любой товарной накладной, независимо от её вида, должны быть установленные законом реквизиты.

Реквизиты товарной накладной:

• наименование документа,
• дата составления,
• данные продавца и покупателя,
• вид товара, его количество, стоимость,
• НДС (на ОСН),
• должности, Ф. И. О. и подписи лиц, отгружающих товар,
• должности, Ф. И. О. и подписи лиц, получающих товар,
• печати отправителя и получателя.

Товарную накладную оформляет продавец, в ней ставят подписи лица, ответственные за отгрузку товара. После приёмки документ подписывает покупатель или его представитель.

Представитель принимает товар на основании доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В ней часто указывают, что у представителя есть право подписывать накладные и другие документы на поставку товара от имени покупателя.

Подпись покупателя или его сотрудника в обоих экземплярах накладной подтверждает, что товар принят и претензий к нему нет. Один экземпляр остаётся у продавца, другой — у покупателя.

Товарная накладная может быть выдана вместе со счётом-фактурой. Эти два документа не заменяют друг друга. Товарная накладная нужна для учёта материальных ценностей, а счёт-фактура — для учёта НДС. Продавцы на спецрежимах счёт-фактуру не оформляют.

Иногда накладную и счёт-фактуру объединяют в универсальный передаточный документ (УПД), у которого есть своя типовая форма. Она рекомендована к применению, но также не является обязательной.

ТОРГ-12 также подходит для возврата всей партии товара или нескольких единиц продавцу. Здесь у покупателя есть выбор: можно сделать возврат по товарной, а можно — по расходной накладной.

Например, покупатель приобрёл партию джинсов, несколько единиц оказались с браком. Он выписывает расходную накладную только на недоброкачественные товары. В «шапке» документа должна быть ссылка на товарную накладную, в которой выявлен брак: «Расходная накладная № 1 от 26.04.2023 к товарной накладной № 3 от 20.04.2023».

Транспортная накладная

Транспортная накладная нужна для перевозки грузов по России автомобилем. Если продавец доставляет груз сам и включает расходы на доставку в стоимость товара — в ней нет необходимости. Если такие расходы учитывают отдельно — без накладной не обойтись.

Обязательно оформляют транспортную накладную, когда груз доставляет компания-перевозчик. Она не заменяет товарную накладную, а выписывается в дополнение к ней в трёх экземплярах.

Один экземпляр передаётся покупателю, второй — продавцу, третий остаётся у перевозчика. Подписывают его все трое участников сделки (от имени перевозчика — водитель).

Форма транспортной накладной состоит из 17 разделов, в них прописывают:

• наименование груза,
• способ упаковки,
• вид тары,
• количество грузовых мест,
• маркировку,
• плановую массу груза и прочее.

Транспортная накладная отражает расходы на доставку товара, конкретных сведений о самом товаре в ней нет (только обобщённое наименование). Также этот документ предъявляют инспекторам ДПС во время проверок на дорогах.

Если транспортную накладную отправляют в системе ЭДО, то продавец и покупатель ставят в ней усиленные квалифицированные подписи (УКЭП), а водитель транспортной компании — простую электронную подпись (ПЭП).

Товарно-транспортная накладная

Эта накладная предназначена для транспортировки спирта и спиртосодержащей продукции. Для других целей её не используют.

Когда продавец перевозит груз сам — составляют два экземпляра товарно-транспортной накладной, когда нанимает перевозчика — три. В последнем случае дополнительно понадобится транспортная накладная в трёх экземплярах.

В товарно-транспортной накладной есть два раздела:

• товарный — содержит сведения о товаре и расходах на него,
• транспортный — содержит сведения о доставке и расходах, связанных с ней.

На каждую партию алкоголя заполняют отдельный документ по типовой форме 1-Т (является обязательной). На основании 1-Т формируют декларации об объёме производства, оборота и использования этилового спирта. Далее их передают в систему ЕГАИС.

Без товарно-транспортной накладной перевозка алкопродукции считается незаконной. Груз могут конфисковать, а участникам сделки выписать штрафы до 200 000 рублей.

Накладная на внутреннее перемещение

Она сопровождает товар, который перемещают между подразделениями одного предприятия: складами, цехами, отделами или магазинами. Не имеет значения, в одном городе они находятся или в разных.

Накладную заполняют в двух экземплярах — по одному на каждое подразделение. Для её оформления можно использовать унифицированную форму ТОРГ-13.

Для перемещения материальных ценностей внутри компании также подходит расходная накладная.

Накладная на перемещение товара на сторону

Накладную на перемещение товара на сторону используют для так называемого давальческого сырья. Для неё предусмотрена типовая форма М-15.